ทักษะสำคัญของผู้นำทางวิชาการ ; การประชุมอย่างมีประสิทธิผล

บทนำ 

การประชุมเป็นอีกหนึ่งสาเหตุของการร้องเรียนที่โรงเรียนและผู้นำหลายแห่งคุ้นเคย บางคนคิดว่าหากพวกเขาสามารถพูดคำสองคำให้รู้เรื่อง เขาก็สามารถดำเนินการประชุมได้แล้ว แต่นั่นคือจุดเริ่มต้นของของปัญหา เนื่องจากการประชุมถูกเข้าใจว่าเป็นกระดานสนทนาแทนที่ควรจะเกี่ยวกับการปฏิบัติ หรือการลงมือทำ

บ่อยแค่ไหนที่เราได้ยินคำร้องว่า แม้จะมีการพูดคุยเรื่องต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว แต่ทำไมถึงไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง หากเหตุการณ์นี้เคยเกิดขึ้นที่โรงเรียน แผนก หรือกลุ่มสาระของท่าน ท่านจะพบว่า เป็นเรื่องยากที่จะโน้มน้าวให้ครูกลับมาเชื่อว่า การประชุมมีจุดประสงค์อื่นใดนอกเหนือจากการเสียเวลาอันมีค่าไป

จุดมุ่งหมายของคู่มือเล่มนี้คือ

เพื่อพิจารณาถึงสาเหตุที่ทำให้การประชุมในบางครั้งประสบผลสำเร็จมากกว่าครั้งอื่น ๆ

เพื่อระบุพฤติกรรมที่ส่งผลที่ดีต่อประสิทธิผลของการประชุม

เพื่อค้นหาแนวทางที่จะทำให้การประชุมของโรงเรียนมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

หลังจากได้พิจารณาข้อบกพร่องขอการประชุมแล้ว เราจะพิจารณาแนวปฏิบัติเพื่อจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิผลและผลิตภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราจะพิจารณาว่าท่านควรทำสิ่งใดก่อน ระหว่าง และภายหลังจากการประชุม การเตรียมตัวที่ดีและการมีแนวทางในการติดตามผลเป็นสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากจะสะท้อนพฤติกรรมของท่านในระหว่างการประชุม จากนั้นจะมาพิจารณาถึงสาระสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเงื่อนไขที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงประเด็นของการเข้าร่วมและการจัดบรรยากาศการประชุม ในช่วงท้าย เราได้จัดเตรียมแนวทางในการปฏิบัติเพื่อช่วยปรับปรุงการประชุมที่ท่านรับผิดชอบ

อันดับแรก ท่านควรทราบระดับความสามารถในการจัดการประชุมของตัวเองอย่างคร่าว ๆ หากท่านเคยจัดการประชุม หรือนำการประชุม ไม่ว่าจะบ่อยเพียงใด โปรดกรอกแบบสอบถามด้านล่าง เรื่อง 'ฉันสามารถจัดการประชุมได้ดีเพียงใด'

แบบสอบถามที่ 1 ‐ ฉันสามารถจัดการประชุมได้ดีเพียงใด

(Stott, K. and Walker, A., Marketing Management Work. © 1992 Simon & Schuster (Asia) Pte Ltd.)

อย่างน้อยท่านควรตอบว่า ‘ใช่’ ในบางคำถาม โดยจะมีการอธิบายความเกี่ยวข้องของคำถามแต่ละข้อตลอดที่ท่านอ่านคู่มือเล่มนี้

เมื่อเร็ว ๆ นี้ เราได้พบกับผู้นำโรงเรียนที่กล่าวอย่างภาคภูมิใจว่าเขาเชื่อมั่นใจรูปแบบการจัดการแบบมีส่วนร่วม เขาได้นำวาระการประชุมอันล่าสุดให้เราดู ซึ่งมีวาระการประชุมมากถึง 37 รายการ เขายืนยันว่าสามารถให้บุคลากรในโรงเรียนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทั้งหมด โดยพวกเขาไม่สามารถบ่นได้เลยว่าถูกทอดทิ้ง เราสงสัยว่าเพื่อนร่วมงานของเขามีความกระตือรือร้นต่อการประชุมมหากาพย์ที่ยาวถึง 4 ชั่วโมงเหมือนกับเขา ซึ่งแทบจะพูดไม่ได้อย่างเต็มปากเลยว่า เป็นการใช้เวลาอันมีค่าทางวิชาชีพให้เกิดผล ในฐานะผู้นำ ท่านมีความรับผิดชอบอย่างใหญ่หลวงในการจัดสรรเวลาอันมีค่าเพื่อทุ่มเทให้กับการเรียนรู้ของนักเรียน โดยมิให้สูญเปล่า

แน่นอนว่า ใช่ว่าการประชุมทุกครั้งจะต้องมีการตัดสินใจหรือการปฏิบัติที่ตามมา เราอาจจัดการประชุมเพื่อให้ข้อมูลก็ได้ กระนั้นก็เกิดคำถามว่า เราสามารถจัดการการให้ข้อมูลเช่นนี้ด้วยวิธีอื่นได้หรือไม่ หากเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเผยแพร่ข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา โดยมีการอภิปรายเพียงเล็กน้อย อาจใช้อีเมล์เพื่อส่งข้อมูลให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องที่เกิดความคุ้มค่ามากกว่า อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องมีการแสดงความคิดเห็น หรือหากมีความเป็นไปได้ว่าจะเกิดความเข้าใจผิด ก็อาจเหมาะสมแล้วที่จัดการประชุม ในทำนองเดียวกัน หากจำเป็นต้องให้คณะครูรับฟังจากบางคนที่เป็นบุคคลสำคัญ มีความรู้ หรือข้อมูล ก็อาจจะเป็นเหตุผลที่ดีในการให้พวกเขามาประชุมร่วมกัน 

หน้าที่อันสำคัญของการจัดการประชุมมีดังต่อไปนี้

1. การทดสอบคุณภาพของการตัดสินใจ
แม้ว่าการประชุมจะได้รับการวิพากษ์วิจารณ์ในหลายประเด็น แต่ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าการประชุมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทดสอบแนวคิดและพัฒนาแนวทางแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ นอกจากการสนับสนุนให้ครูมีส่วนร่วมในการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์จะช่วยกลั่นกรองแนวคิดที่มีคุณภาพแล้ว ท่านยังสามารถหลีกเลี่ยงความผิดหวังอันเกิดจากความล้มเหลวของการไม่ทดสอบแนวความคิดที่สำคัญยิ่งได้อีกด้วย อนึ่ง ท่านต้องใช้ความระมัดระวังในจุดนี้เช่นกัน เนื่องจากบางคนมีทักษะอันยอดเยี่ยมในวิพากษ์แนวคิดเพื่อหาข้อผิดพลาด ซึ่งเป็นสิ่งที่ดี แต่นั่นอาจจะทำให้เกิดความเสียหายและสร้างอารมณ์ขุ่นมัวภายในที่ประชุมได้

2. การสื่อข้อความไปยังคณะครู
การประชุมเหมาะสำหรับการสื่อข้อความไปยังคณะครู แต่ควรมีการจัดการประชุมเพื่อจุดประสงค์ดังกล่าวเท่าที่จำเป็น ท่านจำเป็นต้องทบทวนให้รอบคอบก่อนที่จะดึงครูออกมาจากห้องเรียนและขัดขวางความก้าวหน้าของการเรียนรู้โดยรวม แต่ถ้าท่านต้องการจะประกาศข้อความที่สำคัญ การจัดการประชุมนั้นอาจเหมาะสมกว่าการปล่อยให้เกิดการ ‘สร้างข่าวลือ’ 

3. การสร้างความสามัคคีภายในโรงเรียนหรือกลุ่มสาระการเรียนรู้
หลายคนได้กล่าวว่าคุณลักษณะของการสร้างทีมภายในการประชุมนั้นไม่ได้เป็นเหตุผลที่เพียงพอต่อการจัดการรวมกลุ่มทั้งหลายที่พวกเขาต้องรับผิดชอบ การประชุมนั้นช่วยสร้างการทำงานเป็นกลุ่มจริง แต่จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อการประชุมนั้นจัดได้ดี ส่งผลให้สมาชิกภายในทีมทำงานร่วมกันอย่างเหนียวแน่นเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน และเกิดความยินดีเมื่องานประสบความสำเร็จ

การประชุมประเภทต่าง ๆ มีวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน ในโรงเรียนหนึ่งอาจมีทั้งการประชุมคณะกรรมการบริหาร การประชุมผู้นำทีม (School Leadership Team) การประชุมบุคลากรรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน การประชุมหลักสูตร การประชุมหลักสูตรการศึกษาทางด้านคอมพิวเตอร์ (Computing at School) การประชุมสำหรับที่ปรึกษาและโครงการพิเศษ อีกทั้งยังมีการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ และวงจรควบคุมคุณภาพในโรงเรียนบางแห่งอีกด้วย รายการของการประชุมดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด แม้ว่าการประชุมแต่ละรายการมีความจำเป็นที่แตกต่างกันไป แต่ก็ยังมีหลักการพื้นฐานที่คล้ายคลึงกัน

นอกจากนี้ ยังต้องยอมรับว่าบางครั้งการประชุมจะเป็นทางการมากกว่าครั้งอื่น ๆ โดยอาจมีกฎเกณฑ์และขั้นตอนที่เข้มงวดมากขึ้น ในคู่มือเล่มนี้ จะมีการเน้นการประชุมที่ท่านเป็นผู้จัดและเป็นประธานเอง ซึ่งจะดำเนินการอย่างไม่เป็นทางการเท่ามากเท่าใด กระนั้น ประเด็นต่าง ๆ ที่เราได้เสนออาจนำไปประยุกต์ใช้กับการประชุมที่เป็นทางการมากขึ้นก็ได้ 

ขอให้ท่านลองพิจารณาประสบการณ์ที่ดีและไม่ดีที่ตัวท่านได้ประสบในการประชุม ท่านอาจรู้โดยสัญชาติญาณว่าการประชุมนั้นมีประโยชน์หรือไม่ แต่จะสร้างประโยชน์ได้แน่หากท่านวิเคราะห์ปัจจัยที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิผลหรือเสียเวลา เมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรมที่ 1 การพิจารณาเรื่องการประชุม ท่านควรจะได้ข้อสรุปเบื้องต้นเกี่ยวกับปัจจัยที่มีอิทธิพล รวมทั้งพฤติกรรมโดยทั่วไปของผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากนี้ ท่านควรรับรู้ถึงความสอดคล้องระหว่างสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมและผลลัพธ์ที่ได้ ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การประชุมที่ดีมักจะบรรลุวัตถุประสงค์ ในขณะที่การประชุมที่ไม่ดีมักจะไม่ได้ผล โปรดทำกิจกรรมที่ 1

เมื่อต้องพิจารณาประเด็นต่าง ๆ ที่ส่งผลของประสิทธิภาพของการประชุม
จงถามคำถามดังต่อไปนี้:

อะไรคือปัจจัยที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จที่สุด

อะไรคือปัจจัยที่ทำให้การประชุมทำให้ครูเสียเวลามากที่สุด

พฤติกรรมใดที่ส่งผลให้การประชุมประสบความสำเร็จที่สุด

พฤติกรรมใดที่ส่งผลให้การประชุมไม่มีประสิทธิผล

เราจะพิจารณาคำถามแรกและคำถามที่สามในภายหลัง ก่อนอื่น เราจำเป็นต้องตรวจสอบหาเหตุผลที่ครูมักใช้สำนวนอย่าง ‘เสียเวลา’ และ ‘ไม่มีประสิทธิผล’

กิจกรรมที่ 1 ‐ การพิจารณาเรื่องการประชุม

โปรดทบทวนการประชุม 2 ครั้งล่าสุดที่ท่านได้เข้าร่วม ไม่ว่าจะเข้าร่วมในฐานะผู้จัดประชุมหรือผู้เข้าร่วมการประชุม หนึ่งในการประชุมนั้นควรเป็นการประชุมที่ประสบความสำเร็จ และอีกหนึ่งการประชุมควรเป็นการประชุมที่ล้มเหลว โปรดตอบคำถามดังต่อไปนี้

(Stott, K. and Walker, A., Marketing Management Work. © 1992 Simon & Schuster (Asia) Pte Ltd.)

การประชุมที่ไม่ดี

หากท่านได้พูดคุยกับครูเกี่ยวกับการประชุมที่ไม่ดี ท่านจะได้ยินคำบ่นเดิม ๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ตัวอย่างดังต่อไปนี้เป็นสาเหตุที่ทำให้การประชุมล้มเหลว

ไม่ได้มีเหตุผลที่ชัดเจนในการนำผู้คนมารวมกัน
ท่านเคยเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้พูดถึงเรื่องที่สำคัญ แต่ยังมีการจัดการประชุมอยู่ เพียงเพราะเคยจัดการประชุมในช่วงนั้นหรือไม่ ซึ่งอาจถูกมองว่าคล้ายกับการแข่งขันรักบี้ระหว่างประเทศนิวซีแลนด์และประเทศอังกฤษ ที่คนดูก็จะรู้ ๆ อยู่ว่าผลของการแข่งขันจะเป็นอย่างไร แต่ก็ยังมีการแข่งเช่นเดิม ฉะนั้น คำตอบของท่านสำหรับคำถามในส่วนแรกอาจเป็น ‘ใช่ มีประชุมทุกสัปดาห์เลย’ และท่านเองอาจเป็นผู้จัด ‘การประชุม’ เหล่านี้ด้วยซ้ำ และบางครั้งเรามีการจัดประชุมเพราะเคยชินกับการมีการประชุม และเห็นว่าผู้เข้าร่วมการประชุมชอบเข้าร่วม หลายท่านอาจเคยชินกับการเข้าร่วมการประชุมเพราะได้พักจากงานประจำ แต่การพักงานหลาย ๆ ครั้งก็ทำให้เบื่อหน่ายได้ หากท่านยืนกรานที่จะให้คนมารวมตัวกันด้วยเหตุผลของการพบปะพูดคุย โปรดตระหนักว่ามีวิธีอื่นที่น่าสนใจกว่าการนั่งล้อมโต๊ะกลมในห้องประชุมของโรงเรียนอีกเยอะ 

การประชุมทำให้สิ่งที่เรียบง่ายที่สุดซับซ้อนขึ้นมาได้
เป็นเรื่องที่น่าทึ่งที่บ่อยครั้งการประชุมสามารถทำให้ชีวิตซับซ้อนกว่าที่เป็นจริง เหตุผลง่าย ๆ ก็คือการประชุมไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับการจัดการกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่คนหนึ่งคนสามารถจัดการได้เอง 

การประชุมใช้เวลานานเกินควร
กี่ครั้งแล้วที่ท่านเข้าร่วมประชุมที่เสร็จก่อนกำหนด หากคำตอบคือ ‘นับไม่ถ้วน’ ก็อาจเป็นไปได้ว่าผู้จัดประชุมได้จัดระเบียบการประชุมอย่างดี หรือบางทีอาจไม่ได้มีเรื่องที่ต้องหารือในที่ประชุมเลย แต่เมื่อพิจารณาประเด็นด้านผลิตภาพ โดยทั่วไปแล้วการจัดการประชุมถูกจัดในลักษณะที่ทำให้ประเด็นเล็ก ๆ น้อย ๆ ได้รับเวลามากกว่าที่ควร ในขณะที่เวลาที่ถูกใช้สำหรับประเด็นที่สำคัญถูกตัดให้สั้นลง 

การประชุมกลายเป็นเวทีสำหรับผู้ที่รักเสียงของตัวเอง
ท่านอาจเคยได้ยินเสียงคร่ำครวญ เช่น ‘ไม่นะ เอาอีกแล้ว’ ซึ่งผู้นำอาจเผลอไปถามว่าใครมีความเห็นไหม และได้รับการตอบรับจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเสนอความคิดเห็น ซึ่งปกติแล้วจะแสดงทัศนะเป็นเวลายาวนาน พวกเขามักออกจากที่ประชุมด้วยความพอใจที่ได้ใช้กล่องเสียงแล้ว และผู้นำจะเชื่อว่าเกิดการมีส่วนร่วมในที่ประชุม ทว่าผู้เข้าร่วมประชุมรายอื่น ๆ มักรู้สึกหงุดหงิด ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือ ผู้พูดและประธานการประชุม อาจเป็นคน ๆ เดียวกัน  ท่านเคยเข้าร่วมการประชุมที่ผู้นำการประชุมได้ใช้เวทีเพื่อแสดงความคิดเห็นที่เขาเองยึดมั่นถือมั่น และให้เวลาแก่ผู้เข้าร่วมท่านอื่นพูดเพียงน้อย อีกทั้งยังไม่ฟัง และสรุปในรายงานการประชุมว่าที่ประชุมได้ ‘ตกลง’ ตัดสินใจกันหรือไม่ บางครั้งรายงานการประชุมสะท้อนสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมเพียงเล็กน้อยเท่านั้น โดยข้อความและอีเมลที่ถูกส่งระหว่างการประชุมมักจะสะท้อนถึงประสิทธิผลของการประชุมได้

ผู้เข้าร่วมการประชุมหลีกเลี่ยงการตัดสินใจเมื่อยังผัดวันประกันพรุ่งได้
ข้อผิดพลาดที่มักจะพบในที่ประชุมอีกประการหนึ่งคือการเลื่อนการตัดสินใจออกไป หากการจัดการประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อบรรลุการตัดสินใจ ก็ควรมีการตัดสินใจก่อนสิ้นสุดการประชุม มักมีการเลี่ยงการตัดสินใจเพราะความซับซ้อนของปัญหา อีกทั้งผู้นำอาจล้มเหลวในการควบคุมการอภิปรายและการดึงให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วม ซึ่งส่งผลให้ประเด็นปัญหาไม่ชัดเจน และหลุดออกจากโฟกัสของผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน 

การประชุมไม่ค่อยให้ผลในแง่ของแผนปฏิบัติการ
บ่อยครั้งแค่ไหนที่ท่านออกจากที่ประชุมโดยที่มีข้อสรุปเดียว ซึ่งก็คือกำหนดการที่จะจัดการประชุมครั้งต่อไป มีหลายครั้งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมควรออกจากการประชุมโดยมีสิ่งที่ต้องทำ ดังนั้นการประชุมจึงควรมีแผนปฏิบัติการ 

การประชุมบางครั้งก็ไม่ค่อยดีนัก ซึ่งเราต่างคุ้นเคยกันดี อย่างไรก็ตาม การประชุมนั้นมีประโยชน์เป็นอย่างมากหากดำเนินการไปได้ด้วยดี ในส่วนต่อไป เราจะพิจารณาวิธีที่ท่านสามารถวางแผนการประชุมให้มีประสิทธิผล สร้างการมีส่วนร่วมในการอภิปรายอย่างมีจุดมุ่งหมาย และจบลงด้วยการตัดสินใจพร้อมมีแบบแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การเตรียมการ

ก่อนอื่น ท่านต้องตัดสินใจว่าจะจัดการประชุมจริง ๆ หรือว่าจะจัดการเรื่องต่าง ๆ ด้วยวิธีอื่นที่ประหยัดกว่า คำถามที่ดีที่สุดที่ท่านควรถามตัวเองคือ ‘จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่มีการประชุมครั้งนี้’ ถ้าหากการประชุมนั้นมีความสำคัญเพียงพอ ท่านจะสามารถหาคำตอบที่น่าเชื่อถือได้พอสมควร 

ประการที่สอง ท่านต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุม (ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับเหตุผลในการตัดสินใจจัดการประชุม เช่น ท่านจัดการประชุมเพื่อให้คำแนะนำ ระดมความคิด หรือตัดสินใจ หากท่านตกผลึกได้วัตถุประสงค์แล้ว ท่านจะสามารถกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จได้ ถ้าหากการประชุมมีจุดมุ่งหมายเพื่อขจัดปัญหาออกไปเพื่อจะได้ตัดสินใจได้ เกณฑ์ความประประสิทธิผลจะอยู่ที่ว่าการตัดสินใจนั้นขึ้นอยู่กับการอภิปรายและการชั่งน้ำหนักทางเลือกต่าง ๆ หรือไม่ 

อธิบายให้เพื่อนร่วมงานฟังถึงวัตถุประสงค์ของการประชุม แจ้งสิ่งที่คาดหวังว่าจะได้จากการประชุมให้แก่ผู้เข้าร่วมเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะจัดประชุมภายในหนึ่งประโยค และอธิบายที่มาที่ไปของปัญหาอย่างละเอียดภายในหนึ่งย่อหน้า นอกจากนั้น แจ้งสิ่งที่ท่านคาดหวังว่าจะได้รับจากผู้เข้าร่วมประชุม ยกตัวอย่างเช่น ควรเตรียมตัวโดยการอ่านเอกสารที่แนบไป หรือคุยกับเพื่อนร่วมงานเพื่อระดมความคิด หรือแม้กระทั่งให้เตรียมพร้อมที่จะอภิปรายปัญหาในที่ประชุมและตัดสินใจจากตัวเลือกที่มี ตัวอย่างที่ 1 เป็นการเสนอตัวอย่างของการแจ้งล่วงหน้าที่อาจแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละท่านได้เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม หากเป็นการประชุมที่สำคัญ ท่านไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นเมื่อไม่ได้อ่านเนื้อหาที่จำเป็นหรือรวบรวมความคิดเห็นของผู้อื่น มีครั้งหนึ่งที่เราเคยเข้าร่วมการประชุมที่มีผู้นำเป็นคนที่พูดจาตรงไปตรงมาด้วยความแข็งข้อ ได้เชิญให้ครูออกจากการประชุมและกลับมาใหม่เมื่อเขาได้อ่านเอกสารที่เป็นประเด็นการสนทนาแล้วเท่านั้น แม้ว่าการกระทำดังกล่าวไม่ช่วยทำให้ความสัมพันธ์ของผู้นำและบุคคลที่เกี่ยวข้องดีขึ้น แต่อย่างน้อย ทุกคนก็จะเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป หรือไม่ก็ใช้สิทธิ์ลาป่วยไปเลย

สรุป:

ตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม

แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงวัตถุประสงค์และสิ่งที่เขาต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร

ตัวอย่างที่ 1 การแจ้งล่วงหน้า
ประชุมคณะกรรมการนโยบาย วันที่ 31 มีนาคม เวลา 09.00 ‐ 10.00น.

วัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้คือเพื่อตัดสินใจว่าจะนำแผนการทำงานแบบยืนหยุ่นสำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการมาใช้หรือไม่ ความยากลำบากในการสรรหาบุคคลากรส่งผลให้โรงเรียนต้องพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการดึงดูดพนักงานที่มีคุณสมบัติอันเหมาะสมที่อาจมีภาระผูกพันทางครอบครัว ซึ่งอุปสรรคที่สำคัญคือเวลาทำการของโรงเรียน ซึ่งน่าจะมีตัวเลือก 3 ประการ ได้แก่

อดทนกับความยากลำบากในปัจจุบันต่อไป

เปิดให้มีการทำงานแบบยืดหยุ่นสำหรับผู้ที่มีภาระผูกพันทางครอบครัว

เปิดให้มีการทำงานแบบยืดหยุ่นสำหรับทุกคน

โดยได้แนบเอกสารอภิปรายข้อดีและข้อเสียที่เกี่ยวข้องจำนวน 2 หน้าไว้ในตอนท้าย  ขอให้ท่าน:

อ่านเอกสารและเตรียมเสนอความคิดเห็น

รวบรวมความคิดเห็นทั่วไปจากเจ้าหน้าที่ธุรการภายในแผนกของท่าน

เตรียมตัวให้พร้อมเพื่อจะตัดสินใจก่อนสิ้นสุดการประชุม

วาระการประชุม

ควรมีการวางระเบียบวาระการประชุมและใช้ความคิดในการจัดลำดับวาระการประชุมมากพอ ๆ กับที่ให้ความสำคัญกับเนื้อหาในการประชุม มีบางเรื่องที่ต้องคุยก่อน ฉะนั้นจึงต้องอยู่ในอันดับต้น ๆ ปัญหาที่พบทั่วไปคือการคิดถึงทุกประเด็นและยัดลงไปในวาระการประชุม หากการประชุมมี 37 วาระ เรามั่นใจว่าการประชุมนั้นคงไม่ได้มีการจัดลำดับความสำคัญ และเป็นการดีที่สุดถ้าหากมีวาระการประชุมให้น้อยที่สุดเท่าที่จำทำได้ และให้ถือว่าเป็นเรื่องดีที่มีมีวาระการประชุมไม่มากนัก บางครั้งท่านอาจมีประเด็นที่จะอภิปรายเพียงหนึ่งประเด็น ซึ่งยังคงคุ้มค่าที่จะเรียกประชุมหากต้องมีการพูดคุยกันจริง ๆ

ท่านต้องมั่นใจว่ามีเวลาเพียงพอในการอภิปรายสิ่งที่สำคัญและให้เวลากับเรื่องทั่วไปน้อยลงตามลำดับความสำคัญ แล้วถ้าหากมีเรื่องเร่งด่วนในช่วงสุดท้านของการประชุมที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ล่ะ แน่นอนว่าท่านต้องกำจัดสิ่งเหล่านั้นออกไปเพื่อให้ท่านสามารถให้ความสำคัญแก่ประเด็นที่สำคัญ ฉะนั้นท่านควรใช้ระยะเวลาสั้น ๆ กับเรื่องเร่งด่วน และตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

วาระการประชุมที่นำเสนอในตัวอย่างที่ 2 เป็นหนึ่งในตัวอย่างของความล้มเหลวในการวางแผน แม้ว่าจะมีการเผยแพร่วาระการประชุมไปล่วงหน้าก็ตาม 

จะเห็นได้ว่าวาระการประชุมนั้นสั้นมาก ๆ (แต่การประชุมใช้เวลานาน!) วาระที่ 4 เป็นรายการสำคัญที่กำหนดอนาคตของแผนกได้เลยทีเดียว หากวาระการประชุมมีคำอธิบาย ก็จะสามารถเห็นถึงความสำคัญของแต่ละวาระได้ อีกทั้งยังช่วยให้เห็นว่าวาระที่เกี่ยวข้องกับทิศทางของแต่ละแผนกและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจะมีความสำคัญต่อความสำเร็จได้ 

วาระการประชุมดังกล่าวไม่ควรถูกจัดลำดับไว้ในช่วงท้ายของการประชุม ประการที่สอง คือ ควรมีการเอกสารที่สนับสนุนข้อความดังกล่าวแนบท้ายตามความเหมาะสม ประการที่สาม คือ ควรให้เวลากับครูในการเตรียมตัวสำหรับประเด็นสำคัญดังกล่าว  ในช่วงต้นของการประชุม ประธานได้กล่าวว่า เขามีนัดรับประทานอาหารกลางวันที่สมาคมศิษย์​เก่าในเวลาเที่ยงตรง และจำเป็นจะต้องออกจากที่ประชุมในเวลา 11.30น.  วาระกรรมการจัดงานปีใหม่ถือเป็นวาระที่ทุกคนเกี่ยวข้องโดยตรง เนื่องจากการจัดงานปีใหม่ครั้งที่ผ่านมาไม่ค่อยจะมีความรื่นเริงมากนัก หากประธานฯ ได้ระบุในวาระการประชุมอย่างชัดเจนว่าประเด็นคือการเพิ่มสมาชิกเข้าในคณะกรรมการ ไม่ใช่วาระเกี่ยวกับการจัดกิจกรรมที่คณะกรรมการดังกล่าวทำ ก็คงไม่ทำให้การอภิปรายเกี่ยวกับคุณภาพของอาหารที่เสิร์ฟในงานปีที่ผ่านมา หรือปัญหาเพื่อนครูที่เมาแล้วสร้างความรำคาญซึ่งทำให้บรรยากาศแบบครอบครัวในงานเสียไป และในเวลา 11.00น. ผู้นำได้เข้าสู่วาระที่ 2 และได้เริ่มอภิปรายในวาระที่สำคัญในเวลา 11.25น. โดยการบอกว่า เนื่องจากวาระนี้มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง จึงควรยกวาระนี้ไว้เพื่อประชุมในครั้งต่อไป

ตัวอย่างที่ 2 รายการนอกวาระการประชุม

คณะกรรมการจัดงานปีใหม่

การจ้างยามใหม่

ต้อนรับคณะครูจากเชียงใหม่

ทบทวนยุทธศาสตร์การพัฒนาโรงเรียนสำหรับปีหน้า วาระอื่น ๆ

ตัวอย่างที่ 3 วาระการประชุมที่มีโครงสร้างที่ดี

คณะกรรมการบริหารจัดงานปีใหม่ – เลือกกรรมการใหม่ (5 นาที)

ยุทธศาสตร์ – การเปลี่ยนแปลงใดจะส่งผลต่อยุทธศาสตร์ในปีหน้าวางแผนปฏิบัติการเพื่อทบทวนแนวยุทธศาสตร์ทางเลือก (60 นาที)

การจ้างยามใหม่– ระบุปัญหาด้านการจัดจ้างที่อาจเกิดขึ้นได้ (15 นาที)

ต้อนรับคณะครูจากเชียงใหม่ (5 นาที)

วาระอื่น ๆ (5 นาที)

การกำหนดวาระและจัดลำดับความสำคัญมักจะขึ้นอยู่กับประธานการประชุม แม้ว่าในบางสถานการณ์ การจัดลำดับความสำคัญอาจถูกจัดโดยผู้ที่เข้าร่วมประชุมเองก่อนที่จะเริ่มการประชุม ทั้งนี้ แนวคิดในการกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนสำหรับแต่ละวาระและปฏิบัติตามเวลาที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดก็เป็นประโยชน์ ควรจัดลำดับให้วาระเร่งด่วนขึ้นก่อนและให้เวลาแก่วาระนั้นน้อย ๆ จากนั้นให้จัดสรรเวลาให้เพียงพอต่อวาระที่สำคัญจริง ๆ วาระเรื่องคณะกรรมการบริหารจัดงานปีใหม่มีความเร่งด่วนเนื่องจากต้องมีการเลือกตัวแทนคนใหม่เข้ามารับงานทันที เพื่อให้สามารถเริ่มวางแผนได้ การจ้างยามใหม่เป็นเพียงการทบทวนว่าใครกำลังจะออกจากตำแหน่งและเกี่ยวกับการตอบสนองต่อประกาศจ้างงาน การรับคณะครูจากต่างจังหวัดเป็นเพียงการแจ้งเตือนว่าเหตุการณ์นี้จะเกิดขึ้นและเชิญครูต้องร่วมงานเลี้ยงอาหารกลางวัน โดยเป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การจัดวาระในกรณีที่มีคำถามเพื่อให้เกิดความกระจ่าง แต่ก็ไม่ได้สำคัญหากไม่ได้มีการหารือ อาจสร้างวาระการประชุมใหม่ ดังตัวอย่างที่ 3 

สรุป:

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวาระการประชุมประกอบด้วยรายการที่จำเป็นเท่านั้น

จัดการกับวาระที่มีความด่วนเป็นอันดับแรก และใช้เวลาเพียงเล็กน้อยเท่านั้น

จัดสรรเวลาส่วนใหญ่ให้กับวาระที่สำคัญ

จัดลำดับความสำคัญของวาระการประชุม โดยให้ความสำคัญแก่วาระที่สำคัญจริง ๆ

การดำเนินการประชุม

วัตถุประสงค์
ในช่วงต้นของการประชุม จงตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีผู้เข้าร่วมประชุมท่านใดที่สงสัยว่าทำไมพวกเขาต้องมาเข้าร่วม แจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุม โดยวัตถุประสงค์นี้ควรถูกเขียนไว้ในวาระการประชุมแล้ว แต่เป็นการย้ำข้อความดังกล่าว

ปฏิสัมพันธ์
การประชุมเป็นเวลาสำหรับการโต้ตอบและแลกเปลี่ยน มิใช่การปราศรัยของผู้นำ (หรือใครก็ตาม) เพียงคนเดียว ในทำนองเดียวกัน การประชุมมิได้มีไว้สำหรับการอภิปรายแบบปิดระหว่างประธานการประชุมและผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละท่าน การประชุมเชิงรุกเป็นเรื่องของการอภิปรายและโต้แย้ง โดยบางครั้งประธานอาจต้องทำหน้าที่คอยชี้แนะ ไกล่เกลี่ย ตรวจสอบ กระตุ้น และสรุป ซึ่งส่วนใหญ่จะปล่อยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมท่านอื่นแบ่งปันความคิด จากการวิเคราะห์เช่นนี้ จะเห็นได้ว่าการเป็นผู้นำการประชุมนั้นเป็นทักษะที่สำคัญ

ผู้นำการประชุม
ประธานการประชุมต้องฝึกทักษะ แม้ในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการอย่างที่สุด โดยเริ่มจากการตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้กลยุทธ์เพื่อดึงให้ผู้คนมีส่วนร่วม ท่านควรอ้างถึงพวกเขาโดยใช้ชื่อและขอความคิดเห็นและทัศนะจากพวกเขา 

การเป็นประธานการประชุมไม่ใช่เรื่องที่ง่าย หลายครั้งที่ท่านจำต้องเก็บคำพูดไว้ โดยที่รู้ว่าตนมีความคิดเห็นที่แตกต่างและต้องการให้คนอื่นรับรู้เช่นกัน

นอกจากการส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมแล้ว ท่านควรควบคุม โดยอนุญาตให้มีผู้พูดครั้งละหนึ่งคนเท่านั้น (และไม่ควรให้ผู้อื่นมาขัดจังหวะ) เพื่อให้การสนทนาไม่ถูกเบี่ยงเบนและป้องกันไม่ให้เกิดข้อพิพาทส่วนตัว ท่านต้องหาวิธีจัดการให้ได้อย่างแนบเนียนแต่แน่วแน่ ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่ชอบโวยวาย ผู้ที่ชอบซ่อนตัว ผู้ที่แสร้งทำเป็นรู้ทุกเรื่อง ผู้ที่มีชีวิตอยู่ในอดีต และผู้ที่เห็นความผิดของผู้อื่นเท่าภูเขาและความผิดของตนเองเท่าเส้นผม 

ในการประชุมหนึ่ง ๆ มักจะพบคน 7 ประเภท หากปราศจากการมีผู้นำการประชุมที่ชำนาญ คนเหล่านี้มักจะไม่สามารถช่วยยกระดับคุณภาพของการประชุมได้มากนัก คน 7 ประเภทนั้นได้แก่ นักพูดตัวยง นักฟังที่เงียบ คนที่ชอบระลึกถึงอดีต คนหัวรั้น คนขี้เกรงใจ คนเอาแต่ใจ และนักตำหนิ ในฐานะประธาน ท่านต้องให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของพวกเขา และชักจูงให้พวกเขาเข้าสู่การอภิปรายในช่วงเวลาที่เหมาะสม ยกตัวอย่างเช่น คนที่ชอบระลึกถึงอดีตอาจชอบระลึกถึง ‘คืนวันอันแสนสุข’ ในขณะเดียวกัน พวกเขามีประสบการณ์ที่ท่านสามารถนำมาใช้ได้ และตราบใดที่ท่านสามารถชักนำให้พวกเขามองไปในทิศทางของอนาคต พวกเขาจะสามารถมีส่วนร่วมที่เป็นประโยชน์ได้ 

ส่วนนักพูดตัวยง (หากประธานอนุญาตให้เขาพูดเยอะขนาดนั้น) อาจเป็นปัญหาหลัก และเราจะพูดถึงประเด็นนี้โดยสังเขปด้านล่าง แต่คนอีกประเภทที่อาจเป็นปัญหาเช่นกัน ซึ่งน่าจะเป็นนักสร้างปัญหาอันดับรองมา คือผู้ที่ชักนำให้พูดนอกประเด็น ซึ่งมักจะชวนพูดคุยนอกวาระอยู่เสมอ ในสถานการณ์นี้ ท่านต้องตั้งใจอย่างแน่แน่ว่าจะต้องไม่อนุญาติให้มีการ ‘เบี่ยงประเด็น’

การไม่เบี่ยงประเด็น
ระหว่างที่การประชุมกำลังดำเนินอยู่ เราจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของการควบคุมและดูแลให้บทสนทนาเป็นไปอย่างต่อเนื่อง หากมีคนเบี่ยงเบนบทสนทนา โปรดขัดจังหวะและขอให้คน ๆ นั้นกลับมาที่ประเด็นเดิมอย่างสุภาพ โดยท่านสามารถทำในลักษณะที่อ่อนโยนได้ เช่น ‘ครูดนัยครับ ขออนุญาตหยุดสักครู่นะ  ผมรู้ว่าท่านมีมุมมองที่น่าสนใจว่าทำไมทีมชาติไทยถึงแพ้ แต่ผมขอให้ท่านกลับมาที่ประเด็นหลักเรื่องขวัญกำลังใจครูก่อน ท่านช่วยอธิบายเกี่ยวกับผลกระทบของโครงการรางวัลครูดีเด่นที่ท่านพูดถึงเพิ่มเติมได้ไหม’ 

นักพูดที่พูดไม่รู้จบ
อาจมีการใช้แนวทางที่คล้ายคลึงสำหรับนักพูดที่พูดไม่รู้จบ เพียงแต่ท่านจำเป็นต้องแสดงความแน่วแน่ขึ้นเล็กน้อยเท่านั้น เช่น ‘ครูดรุณี ขออนุญาตนะ ผมขอให้ครูยุทธนาแสดงความคิดเห็นในประเด็นนี้บ้าง เนื่องจากเรามีเวลาจำกัด’ 

หากท่านเรียกผู้เข้าร่วมประชุมตามชื่อ และขอให้พวกเขามีส่วนร่วม นักพูดที่ชอบฟังเสียงตัวเองจะครอบงำการประชุมได้ยากขึ้น โปรดหลีกเลี่ยงการถามคำถามเช่น ‘ท่านใดมีความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้บ้าง’ นักพูดที่รอเวทีอยู่จะตอบรับ แม้ว่าเขาจะไม่มีอะไรพูดก็ตาม 

ฉะนั้น ประธานจึงต้องป้องกันไม่ให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งคุมการประชุม ซึ่งรวมถึงตัวเองด้วย การเป็นประธานไม่ได้เป็นการให้สิทธิ์ในการพูดมากไปกว่าผู้เข้าร่วมการประชุมท่านอื่น ๆ 

การสรุปอย่างสม่ำเสมอ
การสรุปอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ท่านทบทวนความเข้าใจในสิ่งที่กำลังพูดอยู่และย่อเนื้อหาให้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ฟังท่านอื่น ๆ หากท่านไม่แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมหมายถึงอะไร กรุณาขอคำอธิบายเพิ่มเติม บางครั้งอาจไม่ใช่ความผิดของท่านที่ท่านไม่เข้าใจ แต่เป็นไปได้ว่าผู้พูดไม่ได้รวบรวมความคิดของตนอย่างเหมาะสม หรือไม่ได้แสดงความคิดเห็นออกมาอย่างชัดแจ้ง 

รักษาเวลา
รักษาเวลาที่ท่านจัดสรรให้กับแต่ละวาระอย่างเคร่งครัด การล่วงเวลาอาจส่งผลให้วาระอื่น ๆ ถูกละเลย อย่างไรก็ตาม ท่านอาจต้องมีความยืนหยุ่น เนื่องจากเป็นธรรมชาติของการสนทนา แต่จงตระหนักถึงความแตกต่างระหว่างความยืนหยุ่นและการจัดการเวลาที่ไม่ดี 

ย้ำประเด็นหลักและการตัดสินใจ
นอกจากการชี้แจงและสรุปประเด็นตามปกติของท่านแล้ว ท่านควรย้ำถึงประเด็นหลักและระบุการตัดสินใจและข้อสรุปที่ได้บรรลุแล้วในช่วงเวลาที่เหมาะสมอีกด้วย หากมีการตกลงกันว่าจะต้องมีผู้รับผิดชอบดำเนินการอะไรบางอย่าง โปรดย้ำว่าจะปฏิบัติอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และต้องเสร็จเมื่อใด

ในช่วงท้ายของการประชุม ให้ทวนประเด็นหลักอีกครั้ง โดยถือว่าเป็นโอกาสที่ท่านจะสรุปบทสรุปของท่าน หลังจากนี้ก็ไม่น่าจะมีการเข้าใจผิด จงระบุประเด็นหลัก รวมถึงข้อสรุปและการตัดสินใจทั้งหมด และระบุแนวทางปฏิบัติ ผู้ที่รับผิดชอบ และเวลาที่ใช้ หากไม่มีเลขานุการของการประชุม ท่านอาจสามารถใช้สิ่งนี้แทนการเขียนรายงานการประชุมได้ ซึ่งจะช่วยให้ท่านประหยัดเวลาได้ในภายหลัง

จดรายละเอียดลง
เมื่อมีการทวน สรุป และย้ำประเด็นแล้ว ท่านต้องแน่ใจว่าทุกอย่างถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ตัวอย่างของการบันทึกแนวทางปฏิบัติอย่างง่าย แสดงไว้ดังตัวอย่างที่ 4

ตัวอย่างที่ 4 บันทึกการปฏิบัติ
ดนัยต้องติดต่อร้านสมใจเพื่อหาข้อมูลว่าพวกเขาตีพิมพ์หนังสือที่ใด เขามีอำนาจในการขอใบเสนอราคาจากร้านพิมพ์อื่น ในกรณีที่จำเป็น ดนัยควรทำให้แล้วเสร็จภายในสามวัน และรายงานกลับไปยังการประชุมของแผนกครั้งต่อไป ดรุณีต้องหารือกับครูท่านอื่น ๆ เกี่ยวกับความต้องการอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เพื่อใช้สนับสนุนหลักสูตร STEM ใหม่ หาทางที่จะโต้แย้งอย่างมีเหตุผลกับกลุ่มผู้ปกครองที่ไม่เห็นด้วยกับการยกเลิกการแต่งชุดนักเรียนในวันศุกร์ และต้องทำให้เสร็จก่อนการประชุมครั้งต่อไป

แนวคิด
การออกความคิดเห็นเป็นองค์ประกอบที่สำคัญยิ่งของหลาย ๆ การประชุม ซึ่งอาจจัดขึ้นเพื่อค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์โดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม ประสบการณ์ในการเข้าร่วมประชุมของท่านในบางครั้งอาจทำให้ท่านทราบดีว่าผู้คนมักไม่เปิดรับแนวคิดเท่าใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นแนวคิดของผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น ท่านอาจคุ้นเคยกับกลอุบายที่ประธานใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลง ซึ่งบางครั้งมาพร้อมกับความคิดที่ดี ถ้าหากท่านต้องการหยุดแนวคิดก่อนแนวคิดนั้นจะถูกเสนอให้ที่ประชุม ท่านสามารถปฏิบัติได้ดังต่อไปนี้

เบี่ยงเบนความสนใจไปที่เรื่องอื่นอย่างรวดเร็ว

กล่าวอ้างข้อจำกัดด้านทรัพยากรและปัญหาทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน

ย้ำถึงอันตรายของการลองใช้แนวคิดที่ยังไม่ได้รับการทดสอบ

ปิดวาระการประชุม

เปรยว่าเป็นแนวทางที่ไม่จริงจัง หรือไม่สามารถปฏิบัติได้จริง

กล่าวเป็นนัยว่าเคยลองแนวคิดที่คล้ายกันมาก่อนแล้ว และไม่ได้ผล

ระบุความคล้ายคลึงกับแนวคิดอื่น

กล่าวว่าเป็นความคิดที่ดี และเพิกเฉยต่อมัน

เยาะเย้ยผู้ที่เสนอแนวคิดดังกล่าว

แนะนำให้มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แนวคิดนี้เปลี่ยนไปจากเค้าโครงเดิม

บอกว่าหัวหน้าจะไม่ชอบ ด้วยเหตุผลบางอย่าง 

ระบุว่าผู้เสนอแนวคิดไม่ได้รอบรู้เกี่ยวกับสถานการณ์อย่างดีพอ

เลื่อนการอภิปรายเรื่องดังกล่าวไปในการประชุมครั้งอื่น และละเว้นเรื่องนี้จากการประชุม

เพิ่มงานให้ผู้ที่เสนอความคิดจนเขายุ่งจนลืมที่จะปฏิบัติตามแนวคิด

แน่นอนว่าเราไม่ได้แนะนำให้ท่านนำพฤติกรรมข้างต้นไปใช้ทั้งสิ้น เพียงแต่ยกตัวอย่างให้เห็นว่ามีการใช้กลวิธีดังกล่าวจริง เราต้องตระหนักว่าการประชุมจะไม่มีประสิทธิภาพหากไม่มีการส่งเสริมและอภิปรายแนวคิดใหม่ ๆ อย่างจริงจัง หากท่านเป็นประธานในการประชุม โปรดพยายามให้การเข้าร่วมแต่ละครั้งมีความหมายและได้รับการสนับสนุน ซึ่งหมายความว่าต้องสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมและให้ค่ากับความคิดและข้อเสนอแนะของพวกเขา ท่านอาจยังคงปฏิเสธและละทิ้งแนวคิดได้ แต่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องรู้สึกว่าท่านปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างจริงจัง 

ช่วงท้ายการประชุม
ควรมีการระบุถึงวัตถุประสงค์พร้อมนัดหมายการประชุมครั้งต่อไป โดยควรเป็นผลโดยตรงจากสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมปัจจุบัน และไม่ใช่การขยายเวลา เนื่องจากหมดเวลาประชุม 

ก่อนที่ท่านจะปิดการประชุม ท่านต้องมั่นใจว่าท่านได้บรรลุวัตถุประสงค์ที่เรียกประชุมแล้ว หากท่านตั้งใจว่าจะต้องตัดสินใจ ท่านควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าท่านได้ตัดสินใจไปแล้วจริง ๆ และผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบว่าผลการตัดสินใจดังกล่าวคืออะไร 

สรุป:
ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมไว้ในตอนต้น ส่งเสริมให้มีการปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม เรียกชื่อผู้เข้าร่วมเพื่อขอความคิดเห็น ทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างเรียบร้อย คุมไม่ให้มีการเบี่ยงเบนประเด็นและการมีส่วนร่วมอยู่ในประเด็น ป้องกันไม่ให้บุคคลหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งครอบงำการสนทนา สรุปประเด็นเป็นระยะ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจได้ง่ายขึ้น ขอคำอธิบายเพิ่มเติมในกรณีที่จำเป็น นำแนวทางเชิงระบบมาใช้ในการประชุมเพื่อแก้ปัญหา ตรวจสอบให้แน่ชัดว่าผู้เข้าร่วมกำลังพูดคุยถึงประเด็นในระยะขั้นตอนเดียวกัน สนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมเสนอแนวคิดในการประชุมเพื่อแก้ปัญหา รักษาเวลา ทั้งในแง่ของวาระการประชุม และการดำเนินการประชุมโดยรวม ย้ำข้อโต้แย้งหลัก และประเด็นที่ตัดสินใจ สรุปทุกประเด็นหลักของการประชุมในตอนท้าย บันทึกข้อมูลที่ได้จากวาระหลักเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุวัตถุประสงค์และนัดหมายการประชุมครั้งต่อไป

หลังการประชุม

การแจ้งผู้อื่นทราบ

เมื่อท่านได้ปฏิบัติตามทุกขั้นตอนและการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว งานของท่านยังไม่ได้จบเพียงเท่านั้น หากท่านจำกัดผู้เข้าร่วมประชุม ท่านจำเป็นจะต้องแจ้งผู้เกี่ยวข้องท่านอื่นให้ทราบถึงประเด็นที่ถูกอภิปราย ท่านอาจส่งบันทึกย่อเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นให้พวกเขา แต่พยายามหลีกเลี่ยงการแจกบันทึกการประชุมที่ดูน่ากลัวจนคนเก็บซ่อนไว้โดยี่ไม่อ่าน ท่านควรสรุปประเด็นหลักทั้งหมดที่กล่าวถึงเหมือนกับที่ทำในที่ประชุม แต่ครั้งนี้ให้ทำลงกระดาษเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ความสำคัญกับข้อสรุปและระบุถึงผลกระทบที่เกี่ยวข้องสั้น ๆ นอกจากนั้นท่านยังสามารถร่างข้อโต้เถียงหลัก แต่โปรดหลีกเลี่ยงการใส่รายละเอียดที่มากเกินไปหรือรายละเอียดที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการประชุม

เราขอเสนอข้อมูลบางส่วนที่ควรถูกรวมไว้ด้วย ข้อมูลที่จำเป็นต้องบันทึกสำหรับการประชุมในอนาคต ได้แก่ 

วันที่จัดประชุม

รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

วาระการประชุม

ข้อโต้แย้งหลัก

ข้อสรุป

แนวทางปฏิบัติ

รายชื่อของผู้ที่เกี่ยวข้อง

ระยะเวลาที่ใช้ในการประชุม (และระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละวาระ)

วัน เวลา และสถานที่ของการประชุมครั้งต่อไป

นอกจากนี้ยังแนะนำให้เน้นข้อมูลที่สำคัญ อาทิ ข้อสรุปและแนวทางปฏิบัติ ด้วยการขีดเส้นใต้หรือใช้ตัวพิมพ์หนา 

เนื่องจากไม่มีวิธีการที่ชัดเจนในการแจ้งผลการประชุม ฉะนั้น ไม่ว่าท่านจะใช้วิธีการใดก็ตาม ท่านควรมั่นใจว่าผู้อ่านจะสามารถรับข้อมูลที่สำคัญได้อย่าง่ายที่สุด ภาพที่ 5 เป็นการสกัดส่วนหนึ่งของรายงานการประชุมของทีมคณะผู้บริหาร แม้ว่าการอภิปรายในแต่ละวาระจะใช้เวลาค่อนข้างนาน แต่ก็ได้มีการรวบรวมประเด็นหลักไว้ในเอกสารดังกล่าว และได้เวียนเผยแพร่ไปยังหัวหน้าแผนกเป็นที่เรียบร้อย

การตรวจสอบ

งานที่เหลือของท่านคือการตรวจสอบ สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือ การลืมว่าท่านได้มอบหมายงานในที่ประชุมจนใกล้ถึงกำหนดส่งงาน ท่านควรมีการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องกำลังปฏิบัติงานและจะมีข้อมูลที่เพียงพอสำหรับการรายงานความคืบหน้าในการประชุมครั้งต่อไป (พร้อมกับการให้การสนับสนุนที่เหมาะสม) ท่านไม่จำเป็นจะต้องทำให้กระบวนการนี้ยุ่งยากเกินความจำเป็น เพียงแต่ให้คอยสอดส่องและส่งสัญญาณให้เพื่อนร่วมงานของท่านรู้ว่าท่านมีความกังวลและให้ความสนใจในสิ่งที่เขาทำอยู่

ตัวอย่างที่ 5 ส่วนหนึ่งของรายงานการประชุม
วาระที่ 2 การเลือกโครงการ  การใช้เงินกองทุนเพื่อยกระดับความรู้และทักษะการสอนของครู ควรมีการตัดสินใจเพื่อหาข้อสรุปสำหรับแนวทางที่ดีที่สุด 

ข้อโต้เถียงหลัก

จัดสรรเงินบางส่วนให้ครูใช้เป็นการส่วนตัว

จัดสรรเงินให้แต่ละกลุ่มสาระการเรียนรู้เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญ

จัดงานอบรมทั้งโรงเรียนเพื่อให้ครอบคลุมกลยุทธ์การปรับปรุงทั่วไป

ข้อสรุป
จัดงานอบรมทั้งโรงเรียนเพื่อปรับปรุงแนวทางการสอน

แนวทางปฏิบัติ
จัดตั้งคณะกรรมการเพื่อวางแผนการประชุมเชิงปฏิบัติการจำนวน 2 วัน ติดต่อผู้ที่ถูกเสนอชื่อ เข้าคณะกรรมการ และขอให้มีร่างแผนฉบับแรกภายในวันที่ 23 ธันวาคม

สรุป:
การทำให้การประชุมในโรงเรียนหรือแผนกประสบความสำเร็จ ท่านต้อง

แจ้งให้ผู้อื่นทราบในสิ่งที่เกิดขึ้น

แจ้งการตัดสินใจที่เกิดขึ้น

ตรวจสอบในแผนปฏิบัติตามที่ตกลงไว้

แจ้งให้บุคคลากรทราบอย่างชัดเจนถึงจุดประสงค์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทำการบ้านมาก่อน

จัดเตรียมวาระการประชุม พร้อมลำดับความสำคัญให้ถูกต้อง

กำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละวาระ และยึดปฏิบัติตามที่กำหนด

อนุญาตให้ผู้อื่นพูดก็ต่อเมื่อเขามีสิ่งที่เป็นประโยชน์และเกี่ยวข้องจะนำเสนอ

อย่าเชิญทุกคนเพียงเพราะพวกเขาเข้าร่วมมาโดยตลอด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าท่านบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม

จัดทำแผนปฏิบัติการและระบุชื่อผู้ที่รับผิดชอบ

การวางเงื่อนไขที่เหมาะสม

ใครควรเข้าร่วมการประชุม

ครั้งหน้าที่ท่านจัดการประชุม ให้ลองมองผู้ที่เข้าร่วมการประชุมและพิจารณาว่า เหตุใดพวกเขาต้องเข้าร่วม ทำไมถึงต้องเป็นกลุ่มคนเหล่านั้น พวกเขามีความรู้ ประสบการณ์ ความสามารถ และอื่นใดที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมบ้าง มีใครบ้างไหมที่ไม่ได้ช่วยให้การประชุมดีขึ้น แต่ก็ยังเข้าร่วม เพราะเข้าร่วมมาโดยตลอด หรือเพราะตำแหน่งภายในองค์กรบังคับให้เข้าร่วม

ท่านคงคุ้นกับสถานการณ์ดังต่อไปนี้ เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งเข้าร่วมการประชุมมาโดยตลอด จึงต้องมีเขาในทุก ๆ การประชุม หรือ มีคนที่ยืนกรานที่จะเข้าร่วมการประชุมเพราะยกระดับสถานะ ไม่ง่ายเลยที่จะจัดการสองสถานการณ์นี้ แต่ท่านจำเป็นจะต้องพิจารณาองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมประชุม และในกรณีที่ทำได้ ท่านควรพยายามอย่างเต็มที่เพื่อลดจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมให้เหลือเฉพาะผู้ที่มีส่วนร่วมอย่างแท้จริงเท่านั้น นั่นหมายความว่า การเปลี่ยนแปลงองค์ประชุมเป็นครั้งคราวอาจเป็นผลดีหากได้คนที่เหมาะสมมามีเข้าร่วม

ในความพยายามให้การประชุมของท่านบริหารจัดการได้ดีขึ้น ท่านควรพิจารณาปัจจัยดังต่อปี้

เหตุใดแต่ละคนมาเข้าร่วมประชุม?

เขากุมอำนาจควบคุมทรัพยากรที่เกี่ยวข้องหรือไม่

เขารู้อะไรบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่เป็นประเด็นสนทนาหรือไม่

เขามีทักษะพิเศษที่สามารถนำไปใช้ได้หรือไม่

เขารู้จักคนที่เหมาะสมหรือไม่ (ท่านควรจะสามารถตอบว่า ‘ใช่’ ในคำถามข้อใดข้อหนึ่ง จากคำถามเหล่านี้)

ตำแหน่งหรือสถานภาพของเขามีอิทธิพลภายในโรงเรียนหรือไม่ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ การที่เขาเข้าร่วมประชุมสามารถช่วยการประชุมได้ เพราะเขามีความสำคัญ หรือหากไม่มีเขา อาจสร้างอุปสรรคต่อผลลัพธ์ของการประชุมหรือไม่

ในการเลือกผู้เข้าร่วมประชุม มีการพิจารณาปัจจัยอื่น เช่น ผลประโยชน์ที่ซ่อนอยู่หรือความรู้สึกที่เจ็บปวด หรือไม่ เรามักไม่ทำในสิ่งที่ถูกต้องเมื่อเรากลัวว่าจะทำร้ายความรู้สึกของใครบางคน ทว่า วัตถุประสงค์ของการประชุมควรมาก่อน แม้ว่าเราต้องพิจารณาผลกระทบของการกระทำของเราต่อความสัมพันธ์ของคน แต่ความสำเร็จของงานก็มีความสำคัญเช่นกัน และเราอาจจำเป็นที่จะตัดสินใจทำในสิ่งที่ไม่คนทั่วไปไม่ชอบเพื่อปรับปรุงประสิทธิผลของการประชุมในระยะยาว

สรุป:

พิจารณาการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุม ในแง่ของความรู้ ทักษะ และทรัพยากร

พิจารณาการมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุม ในแง่ของตำแหน่ง อิทธิพล และความต้องการจำเป็นในการพัฒนา

กระทำการบางอย่างเมื่อเป็นไปได้เพื่อลดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมให้เหลือเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น

องค์ประชุมควรใหญ่แค่ไหน

โดยทั่วไปแล้ว การประชุมมักมีผู้เข้าร่วมมากเกินไป โดยหากต้องการให้การประชุมมีผลิตภาพมากขึ้น จำเป็นต้องมีการคัดเลือกผู้เข้าร่วมการประชุมตามเหมาะสม เราต่างคิดว่าต้องมีผู้เข้าร่วมประชุม เพียงเพราะตำแหน่งของเขา หรือเพราะเหตุการณ์ในอดีต อย่างไรก็ตาม เราควรละทิ้งแนวคิดอันล้าสมัยและมุ่งปรับใช้แนวปฏิบัติที่ช่วยให้การประชุมได้ผลอย่างแท้จริง 

ปัจจัยหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือความซับซ้อนของงาน เป็นไปได้ว่าปัญหาที่มีหลายมิติต้องอาศัยความช่วยเหลือจากคนจำนวนมากขึ้น โปรดจำไว้ว่าการประชุมนั้นจะจัดการยากขึ้นเมื่อจำนวนคนเพิ่มขึ้น ซึ่งส่งผลให้กระบวนการดังกล่าวไม่เกิดผล แม้ว่าท่านต้องการให้มีผู้เข้าร่วมมากขึ้น แต่ไม่ใช่ว่าเขาต้องเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง นอกจากนี้ ท่านยังสามารถโทรหาบุคคลเฉพาะราย สำหรับเรื่องเฉพาะเรื่อง ตามเวลาที่กำหนดไว้ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาจะไม่เสียเวลานั่งฟังวาระอื่น ๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับตัวเอง อีกทั้งวาระการประชุมอื่น ๆ ไม่ถูกขัดขวางจากการมีผู้เข้าร่วมมากเกินไป 

อีกปัจจัยหนึ่งคือระดับการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมแต่ละราย ผู้เข้าร่วมเข้าประชุมเพื่อฟังการ ‘บ่น’ รายสัปดาห์ หรือว่าเขาเข้าร่วมเพื่อให้ข้อมูลอันมีค่าที่ไม่สามารถทำได้ด้วยวิธีอื่นนอกจากการเข้าร่วมการประชุม ตามหลักการแล้ว ผู้เข้าร่วมแต่ละท่านต้องนำบางสิ่งบางอย่างมาสนับสนุนการประชุม ไม่ว่าจะเป็นข้อมูล หรือผลลัพธ์ของงาน และโดยทั่วไปแล้ว พวกเขาจะออกจากที่ประชุมพร้อมกับสิ่งที่ต้องทำเช่นกัน 

การประชุมส่วนใหญ่ประกอบไปด้วยผู้เข้าร่วมประชุมโดยเฉลี่ย 8 คน ซึ่งเป็นจำนวนที่มากเกินไป และลดประสิทธิผลขององค์ประชุมในการบรรลุภารกิจอย่างมาก งานวิจัยที่แตกต่างกันต่างเสนอจำนวน ‘ในอุดมคติ’ ที่ไม่เหมือนกัน แต่โดยทั่วไปแล้วก็มีความเห็นคล้ายกันว่ายิ่งขนาดกลุ่มเล็กเท่าใด คุณภาพของงานก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น สำหรับเราแล้ว ขนาดการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุม 5-6 คนจะนำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิผล แต่ปัจจัยส่วนใหญ่ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการมีส่วนร่วมด้านความเชี่ยวชาญเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมด้วย หากองค์ประชุมมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ผู้เข้าร่วมแต่ละท่านจะมีเวลามีส่วนร่วมที่น้อยลง มีโอกาสเกิดความขัดแย้งและการแบ่งแยกมากขึ้น และต้องรับฟังคนจำนวนมากขึ้นอีกด้วย 

สรุป:

พิจารณาเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการประชุมที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเท่านั้น

โดยทั่วไปแล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละท่านควรอะไรบ้างอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุม และออกจากที่ประชุมพร้อมสิ่งที่ต้องทำบางอย่าง

จัดกลุ่มให้เล็กที่สุดเท่าที่ทำได้

ควรจัดการประชุมเวลาใด

เวลาประชุมมีผลกระทบอย่างมากต่อคุณภาพของการประชุม โดยมักมีปัญหาหากมีการจัดการประชุมเร็วหรือช้าเกินไป ซึ่งพบว่าหากผู้เข้าร่วมประชุมไม่สะดวก พวกเขาก็จะไม่ค่อยมีสมาธิต่อการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการประชุมที่จัดขึ้นกับครูหลังเลิกงาน หรือช่วงท้ายของวัน ซึ่งพวกเขาใจจดใจจ่อกับการเลิกงานและค่อนข้างเหนื่อยล้า ภายใต้สถานการณ์เหล่านี้ แทบไม่แปลกใจเลยที่เกิดการตัดสินใจอย่างเร่งรีบและมีคุณภาพต่ำ ลองคิดถึงเวลาที่ท่านรู้สึกกระวนกระวายที่จะออกจากการประชุมด้วยเหตุผลใดก็แล้วแต่ แน่นอนว่าท่านเต็มใจที่จะคล้อยตามการตัดสินใจทุกรูปแบบ เพื่อให้เกิดการสรุปผลที่รวดเร็ว 

สรุป:

จัดการประชุมในเวลาที่ผู้เข้าร่วมมีสมาธิได้ง่าย

การทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่สะดวก สามารถนำไปสู่การตัดใจที่มีคุณภาพต่ำได้

การประชุมควรใช้เวลานานเพียงใด

ระยะเวลาของการประชุมอาจมีผลเช่นเดียวกัน ผู้เข้าร่วมอาจเกิดความหงุดหงิด ฟุ้งซ่านง่าย หรือเบื่อหน่ายอย่างรุนแรง ทางที่ดีควรมีการกำหนดเวลาเพื่อรักษาสมาธิ หากยังไม่ครบวาระการประชุม อาจนัดประชุมอีกครั้ง การอดทนอดกลั้นจนจบไม่ได้แสดงถึงความกล้าหาญเลย

การหยุดพักเบรกเป็นกลยุทธ์ที่มีประโยชน์ โดยแทนที่จะเป็นการขัดจังหวะสมาธิ การหยุดพักเบรกกลับช่วยเพิ่มสมาธิ เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมจะมีเวลาไตร่ตรองข้อมูลและทำความเข้าใจในมุมมองของตัวเอง นอกจากนี้ พวกเขายังรู้สึกสดชื่นจากการได้พักดื่มเครื่องดื่ม ซึ่งจะส่งผลให้งานเฉียบคบมากขึ้น 

การหยุดพักเบรกช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเคลื่อนไหวร่างกายได้ ซึ่งเป็นการบรรเทาความวิตกกังวลและความเฉยเมย ในกรณีที่ไม่สามารถพักเบรกเป็นระยะเวลานานได้ การยืนขึ้นเพียงไม่กี่นาทีก็ส่งผลดีได้เช่นกัน หากท่านเป็นประธานการประชุม ท่านอาจบอกให้ผู้เข้าร่วมพักเบรกเป็นเวลาสองนาที ก่อนเริ่มวาระต่อไป ซึ่งผู้เข้าร่วมการประชุมจะสามารถเหยียดแข้งเหยียดขาได้ หากท่านริเริ่มทำเป็นแบบอย่าง ท่านอาจพบว่าเดี๋ยวท่านอื่น ๆ ก็ทำตาม 

ในการประชุม ท่านควรสร้างความเชี่ยวชาญในการอ่านสัญญาณที่บ่งบอกว่าผู้เข้าร่วมประชุมพอแล้ว ตัวอย่างเช่น การอยู่ไม่สุข และการไม่สบตาเป็นสัญญาณบ่งชี้ที่มองออกได้ง่าย นอกจากนี้ ท่านอาจได้รับสัญญาณทางวาจาหากผู้เข้าร่วมประชุมไม่สบอารมณ์แล้ว 

สรุป:

หยุดพักเบรกเป็นช่วง ๆ

ให้ผู้เข้าร่วมประชุมยืนขึ้นและเดินไปมาสักสองสามนาที

สังเกตสัญญาณที่ส่อถึงความหงุดหงิด

จำกัดระยะเวลาการประชุมอย่างเคร่งครัด

ควรมีการจัดประชุมที่ใด

เช่นเดียวกับเวลาในการจัดการประชุม การเลือกสถานที่สามารถส่งผลกระทบต่อการประชุมได้เช่นกัน ถ้าหากสถานที่จัดประชุมอยู่ห่างจากที่ทำงาน แต่อยู่ในบริเวณใกล้เคียง โดยมีสภาพแวดล้อมที่น่ารื่นรมย์ เช่น ส่วนอื่นของโรงเรียน อาจเป็นการส่งข้อความไปยังผู้เข้าร่วมประชุมถึงความสำคัญของพวกเขาและงานที่มอบหมาย ข้อดีอีกประการหนึ่งคือ สามารถหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ ซึ่งเกิดขึ้นบ่อยในที่ประชุมที่จัดอยู่ในสถานที่ที่คุ้นเคย โดยอาจมีเสียงรบกวน โทรศัพท์ และผู้มาเยี่ยมทำให้การดำเนินการประชุมนั้นยากขึ้น ตามความเป็นจริงแล้ว การจัดการประชุมนอกสถานที่ทำงานนั้นเป็นไปได้ยาก โดยทั่วไป ท่านต้องประยุกต์ใช้สิ่งที่มีให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเลือกประชุมที่ใด ห้องนั้นควรมีแสงสว่างและการระบายอากาศที่เพียงพอ อีกทั้งยังต้องไม่มีสิ่งรบกวนทางกายภาพและที่นั่งควรสะดวกสบาย ไม่ว่าอย่างไรก็แล้วแต่ หลีกเลี่ยงการยอมรับสภาพแบบเหลือทน หากการประชุมนั้นสำคัญกับท่าน (ซึ่งควรเป็นเช่นนั้น) ท่านควรทำอะไรสักอย่างกับสภาพแวดล้อม เช่น ขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมปิดโทรศัพท์ หรือยกเลิกการเชื่อมต่อโทรศัพท์ หรือปิดหน้าต่างหากมีการซ่อมแซมถนนด้านนอก 

สรุป:
สถานที่จัดประชุมควร

มีแสงสว่างที่เพียงพอ

มีอุณภูมิที่ทำงานได้สบาย

ไม่มีการรบกวนทางกายภาพ

สามารถจัดที่นั่งได้สะดวกสบายตามความเหมาะสม

335

การจัดที่นั่ง

การจัดที่นั่งส่งผลต่อทิศทางของการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมการประชุม ดังนั้น จึงเป็นการดีที่อาจต้องมีการโยกย้ายโต๊ะและเก้าอี้เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการประชุมก่อนการประชุม การใช้เวลา 2-3 นาทีเพื่อจัดการที่นั่งนั้นอาจเป็นสิ่งที่คุ้มค่า หากท่านต้องการให้ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์อย่างอิสระและปราศจากการกีดกัน ควรจัดเรียงเก้าอี้แบบวงกลม โดยไม่มีโต๊ะ ซึ่งอาจถือว่าท่านไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมจดหรือเขียนอะไรมาก ถ้าหากต้องมีการเขียน อาจจัดที่นั่งแบบเดิม แต่เพิ่มโต๊ะเข้าไปตรงกลาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากลุ่มคนที่สนิทกันไม่นั่งกันแบบรวมกลุ่ม เพราะแม้จะจัดวางเฟอร์นิเจอร์อย่างไม่เป็นทางการเช่นนี้แล้ว คนที่อยู่นอกกลุ่มอาจรู้สึกแปลกแยก และท่านจะไม่ได้รับการมีส่วนร่วมในแบบที่ท่านต้องการ

การประชุมที่มีองค์ประชุมขนาดเล็กอาจนั่งแบบโต๊ะกลม โดยควรพิจารณาหาโต๊ะที่กลม เนื่องจากมีรายงานว่ารูปร่างของโต๊ะมีผลต่อทิศทางของการสื่อสารอย่างมาก 

ในกรณีที่มีนำเสนอต่อพนักงานอย่างเป็นทางการ การจัดที่นั่งที่เหมาะสมคือการจัดที่นั่งแบบเกือกม้า หรือการจัดที่นั่งแบบครึ่งวงกลมให้กับผู้ฟัง และให้ผู้นำเสนอนั่งแยกอยู่ด้านหน้า โดยวางโสดทัศนูปกรณ์ไว้ข้างผู้นำเสนอ การจัดที่นั่งเช่นนี้จะช่วยให้จัดการสมาธิของผู้เข้าร่วมได้ดี

สรุป:

เวลาสองสามนาทีเพื่อจัดเรียงเฟอร์นิเจอร์ใหม่ หากจำเป็น

การจัดที่นั่งบางแบบจะช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบ

แบบตรวจสอบรายการ 1 ‐ การปรับปรุงการประชุม

แบบตรวจสอบรายการ 1 ระบุข้อควรปฏิบัติที่ได้กล่าวไว้ในคู่มือนี้ การจัดการประชุมจะถูกพิจารณาเป็น 3 ระยะ ได้แก่ ก่อนเริ่มประชุม ระหว่างการประชุม และภายหลังการประชุม ซึ่งล้วนมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการประชุมอย่างเท่าเทียมกัน ฉะนั้น ก่อนที่ท่านจะเริ่มการประชุมครั้งต่อไป ไม่ว่าการประชุมนั้นจะมีความเรียบง่ายเพียงใด ควรพิจารณาถึงการปรับปรุงการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยทำตามแบบกิจกรรมที่ 2 การเตรียมการประชุม การเตรียมการเช่นนี้จะช่วยให้ท่านมั่นใจว่าการประชุมนั้นมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและได้มีการจัดลำดับความสำคัญของวาระการประชุมไว้อย่างเหมาะสม

กิจกรรมที่ 1 ‐ การพิจารณาเรื่องการประชุม

โปรดทบทวนการประชุม 2 ครั้งล่าสุดที่ท่านได้เข้าร่วม ไม่ว่าจะเข้าร่วมในฐานะผู้จัดประชุมหรือผู้เข้าร่วมการประชุม หนึ่งในการประชุมนั้นควรเป็นการประชุมที่ประสบความสำเร็จ และอีกหนึ่งการประชุมควรเป็นการประชุมที่ล้มเหลว โปรดตอบคำถามดังต่อไปนี้

(Stott, K. and Walker, A., Marketing Management Work. © 1992 Simon & Schuster (Asia) Pte Ltd.)

กิจกรรมที่ 2 ‐ การเตรียมการประชุม

พิจารณาการประชุมครั้งต่อไปที่ท่านต้องเป็นผู้ดำเนินการ เตรียมการประชุมให้พร้อมโดยกรอกข้อมูลตามกล่องด้านล่าง และนำแบบฝึกหัดนี้ไปใช้เป็นเครื่องช่วยเตือนขณะดำเนินการประชุม

วัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร

ผลลัพธ์ที่ตั้งไว้คืออะไร

ใช้เวลาเพื่อวางแผนวาระการประชุม ตามตารางที่แสดงด้านล่าง ก่อนอื่น ควรจดวาระการประชุมในคอลัมน์แรก จากนั้นใช้คอลัมน์ที่สองเพื่ออธิบายสั้น ๆ ว่าเหตุใดควรมีวาระการประชุมดังกล่าว คอลัมน์ที่สามใช้เพื่อระบุลำดับความสำคัญของแต่ละวาระ ส่วนคอลัมน์สุดท้ายใช้เพื่อจัดสรรระยะเวลาที่ใช้สำหรับการประชุมแต่ละวาระ อย่าลืมให้เวลามากที่สุดกับวาระการประชุมที่มีความสำคัญมากที่สุด และให้เวลาน้อยที่สุดสำหรับวาระการประชุมที่ไม่ค่อยสำคัญ แม้ว่าวาระนั้น ๆ จะมีความเร่งด่วนก็ตาม

(Stott, K. and Walker, A., Marketing Management Work. © 1992 Simon & Schuster (Asia) Pte Ltd.)

บทสรุป

ใครควรเข้าร่วมการประชุม
ในคู่มือเล่มนี้ เราได้พยายามครอบคลุมประเด็นสำคัญของการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิผลและส่งเสริมให้ท่านพิจารณาวิธีดำเนินการต่าง ๆ ของตัวท่านเอง การเตรียมตัวเป็นหัวใจสำคัญในการรับประกันความสำเร็จ และอย่างน้อยก็ควรใช้เวลาในช่วงนี้มากพอ ๆ กับการประชุมเอง เวลาและความพยายามที่ใช้ในการจัดเตรียมวาระ การจัดลำดับความสำคัญของรายการ และการจัดสรรเวลา จะช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมจะบรรลุตามวัตถุประสงค์ ในทำนองเดียวกัน การจัดประชุมเพื่อให้มีการอภิปรายอย่างเข้มข้นและเพื่อสนับสนุนให้สมาชิกได้มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและสมาชิกรู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการอย่างแท้จริง การดำเนินการภายหลังจากการประชุมก็มีความสำคัญในการให้ข้อมูลให้แก่ผู้อื่น อีกทั้งยังช่วยให้การดำเนินการเป็นไปตามแผนที่ถูกตกลงไว้ ท้ายสุด ไม่ควรมองข้ามการกำหนดเงื่อนไขที่เหมาะสมสำหรับการประชุม โดยผลกระทบของเสียงรบกวน การขัดจังหวะ ความไม่สบาย และการมีจำนวนผู้เข้าร่วมที่มากเกินไป สามารถลดประสิทธิผลได้

การพยายามปรับปรุงการเตรียมการ การดำเนินการ การติดตามผล และสภาพของการประชุม จะช่วยให้ท่านจัดการประชุมที่คุ้มค่ากับเวลาที่ได้เสียไป

รายการอ้างอิง

Deal, T. E., & Patterson, K. D. (1999). Shaping school culture: The heart of leadership. Jossey-Bass.

Beare, H. (2002). But what should I do on Monday morning?  ICP (International Conference of Principals) Online Journal Article, http://www.icponline.org/feature_articles/f10_01.html

Australian Principals Associations Professional Development Council (APAPDC). (2000).  Leaders and their learning. National Framework of Competencies for School Leaders. 

Oncken Jnr, W & Wass, D.L., (1999, Nov 1) Management Time:  Who’s got the monkey ? Harvard Business Review Online, http://hbsp.bsn.endeca.com/hbsp/controller.jspNtk=main_search&Ntt=mangement+time%3A+who%27s+got+the+monkey&N=105

Fuller, A. (2003). Creating resilient learners. Paper presented at the “It isn’t easy being a guy seminar”, Merrilinga and the Melville City Council Perth WA, http://www.meerilinga.org.au/downloads/CreatingResilientLearners.pdf

Groundwater-Smith, S. & White, V. (1995). Improving our primary schools: Evaluation and assessment through participation. Harcourt Brace, Sydney.

Schank, R. C. (2000). Virtual learning: A revolutionary approach to building a highly skilled workforce. NY: McGraw-Hill.

ที่มา ; Thailandleadership

 แสดงความคิดเห็น

ชื่อ

ข้อความ

ยกเลิก ตกลง