4 กลยุทธ์จัดการข้อมูลองค์กรกุญแจความสำเร็จยุค “Data Driven”

นายณัฐนภัส รชตะวิวรรธน์ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้ร่วมก่อตั้ง บริษัท เบลนเดต้า จำกัด บริษัทผู้พัฒนา แพลตฟอร์ม บริหารจัดการบิ๊ก ดาต้า (Big Data) อัจฉริยะ เปิดเผยว่า ปัจจุบันองค์กรส่วนมากที่ประสบความสำเร็จ ในการดำเนินธุรกิจตามเป้าหมายและก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งผู้นำ เป็นองค์กรที่ใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อนธุรกิจ (Data driven) แต่ในขณะเดียวกันหลายองค์กรก็ยังประสบกับอุปสรรค ในการปรับตัวให้เป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ด้วยการ บริหารจัดการโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที (IT Infrastructure) จำนวนข้อมูลมากมาย (Big Data) ที่เกิดขึ้นในทุกวินาที ทำให้การบริหารจัดการมีความยุ่งยากซับซ้อน หาจุดเริ่มต้นของการจัดการข้อมูลไม่ได้ ใช้ระยะเวลาที่นาน ไม่ทันกับสถานการณ์การแข่งขัน กำหนดทิศทางสวนทางความต้องการของตลาด หรือแม้แต่การขาดบุคลากรเฉพาะทาง ขาดความพร้อมด้านอุปกรณ์ต่าง ๆ รวมไปถึงขาดงบประมาณเพื่อการบริหารจัดการข้อมูล 

ทั้งนี้ จากการศึกษาตลาดวิเคราะห์บิ๊กดาต้าจาก BARC พบองค์กรสามารถเก็บผลประโยชน์จากบิ๊กดาต้าพร้อมต่อยอดธุรกิจ โดย 69% พบว่าบิ๊กดาต้าช่วยเพิ่มโอกาสการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ดีขึ้น ขณะที่ 54% พบว่าสามารถควบคุม กระบวนการปฏิบัติงานและสร้างความเข้าใจกับผู้บริโภคที่ดีขึ้น และ 47% พบว่าบิ๊กดาต้าช่วยการลดต้นทุน อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างรายรับ และผลกำไรเพิ่มขึ้นเฉลี่ย 8% ในขณะที่ต้นทุนลดลง 10% 

นายณัฐนภัส กล่าวต่อว่า เพื่อช่วยขับเคลื่อนทุกองค์กรให้ก้าวข้ามช่วงภาวะวิกฤติ ควบคู่การสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้สำเร็จตามเป้าหมาย Blendata แนะนำ 4 ขั้นตอน ซึ่งเป็นวิธีในการนำข้อมูลมาใช้เพื่อสร้างความได้เปรียบดังกล่าว ด้วยการดึงข้อมูลมาวิเคราะห์ ค้นหาซึ่งผลลัพธ์ที่แท้จริง ชี้ทิศทาง สร้างโอกาสทางการแข่งขัน สู่การเติบโตทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในปัจจุบันและอนาคตได้อย่างแม่นยำ ทั้งนี้ยังเป็น 4 ขั้นตอนที่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลแต่ยังไม่มีแนวทางในการเริ่มต้น ขั้นตอนเบื้องต้นดังกล่าวอาจช่วยกำหนดทิศทางการต่อยอด พัฒนาโครงสร้างองค์กรที่แข็งแกร่งได้ในปัจจุบันและอนาคต 

1. การประเมินเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลในองค์กร ว่าข้อมูลเบื้องต้นประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง และข้อมูลดังกล่าวถูกจัดเก็บไว้ที่ใด เพราะทุกข้อมูลมีความสำคัญกับธุรกิจ นอกจากข้อมูลการขาย ข้อมูลการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) และข้อมูลในคลังสินค้าแล้ว ข้อมูลเกี่ยวกับคำร้องเรียนจากลูกค้า การสำรวจ บันทึกการปฏิบัติการต่าง ๆ ทั้งจากรายการบันทึกการดำเนินงาน (Operational log) แอพพลิเคชั่น (Application) รายการบันทึกโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure log) และข้อมูลพฤติกรรมต่าง ๆ ต่างมีความสำคัญไม่แพ้กัน 

2. วางแผนและกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ควรนำผลจากการประเมินเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลในองค์กรมาศึกษาหารือจากมุมมองทางธุรกิจ โดยยังไม่ต้องคำนึงถึงมุมมองหรือข้อจำกัด ด้านเทคโนโลยีและเทคนิคต่าง ๆ เพื่อดูว่าข้อมูลที่มีอยู่ สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนา และเพิ่มศักยภาพในด้านใดได้บ้าง หรือสามารถช่วยในการบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร เพื่อกำหนดทิศทาง วางโรดแม็พ โดยนำข้อมูลมาใช้ทั้งแบบที่นำไปใช้ได้ผลในทันที และแบบนำไปใช้ในระยะยาว (Long-term win) ไม่เช่นนั้นแล้วข้อมูลที่มีอยู่จะกลายเป็นเพียงถังเก็บข้อมูลอีกแหล่งที่ใช้งานไม่ได้ หรือที่เรียกว่า Swamp of Data 

3. เลือกกำหนดเป้าหมายแรกแบบที่สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้และเห็นผลสำเร็จทันที หรือที่เรียกว่า Quick win และเร่งดำเนินการให้สำเร็จโดยเร็วที่สุด ตั้งแต่ต้นจนสำเร็จแบบ end-to-end จากข้อมูลจนถึงผลลัพธ์ที่ใช้ในทางธุรกิจได้ โดยการทำ Big data และ Data analytics เพื่อผลลัพธ์ทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ มากกว่าเทคโนโลยีที่ใช้งาน ดังนั้นจึงควรเลือกทำโครงการที่มีผลลัพธ์วัดผลได้ชัดเจนทางธุรกิจ เช่น เพิ่มยอดขาย ลดต้นทุน การปฏิบัติการที่เป็นเลิศ (Operation excellence) หรือการปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า และควรจะทำให้เสร็จให้เร็วที่สุด เพื่อวัดผล และตอบสมมติฐานที่ตั้งไว้ โดยอาจนำหลักระเบียบวิธี “Agile” มาใช้งาน 

4. ผลักดันและสนับสนุนให้บุคลากรในองค์กรใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ แม้ทุกองค์กรจะตระหนักกันดีอยู่แล้วว่าข้อมูลนั้นมีความสำคัญมากเพียงใดในยุค Data Driven แต่จากผลการศึกษาของ Sigmacomputing.com พบว่าบริษัทเพียง 14% เท่านั้น ที่พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ทั้งพนักงานยังคงขาดความรู้และความสามารถในการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์กับธุรกิจอีกด้วย ดังนั้นจึงควรผลักดันและส่งเสริมให้พนักงานทุกฝ่ายและทุกระดับในองค์กรมีความรู้ความเข้าใจในการใช้ข้อมูล ทั้งในด้านของการใช้เครื่องมือ (Tools) และการวิเคราะห์ (Analytics) เพื่อใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจในทุกขั้นตอนของการทำงาน ถือเป็นการวางฐานที่แข็งแรงและสร้างองค์กรให้ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลอย่างแท้จริง 

ที่มา ; เดลินิวส์ 11 ตุลาคม 2564

สรุปสาระสำคัญ

บทความกล่าวถึงการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่การขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-driven) ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จทางธุรกิจในปัจจุบัน แต่หลายองค์กรยังเผชิญอุปสรรคจากโครงสร้างพื้นฐานไอทีที่ซับซ้อน ปริมาณข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) ที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การขาดบุคลากรทักษะเฉพาะ งบประมาณ และการเริ่มต้นจัดการข้อมูลที่ไม่ชัดเจน ส่งผลให้การตัดสินใจล่าช้าและไม่สอดคล้องตลาด

ข้อมูลจาก BARC ชี้ว่า 69% ขององค์กรใช้บิ๊กดาต้าเพื่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ดีขึ้น 54% ช่วยควบคุมกระบวนการและเข้าใจลูกค้า และ 47% ลดต้นทุน เพิ่มรายได้ ทำกำไรเฉลี่ยเพิ่ม 8% และลดต้นทุน 10%

Blendata เสนอ 4 ขั้นตอน ได้แก่ การประเมินแหล่งข้อมูลทั้งหมดในองค์กรทั้ง CRM log และข้อมูลพฤติกรรม การวางแผนเป้าหมายเชิงธุรกิจเพื่อสร้าง roadmap ลดปัญหา swamp of data การเริ่มโครงการ quick win ด้วยหลัก agile ที่วัดผลได้ชัด เช่น เพิ่มยอดขาย ลดต้นทุน และการส่งเสริมให้บุคลากรใช้ข้อมูลจริงในการตัดสินใจ โดยพัฒนาทักษะและการเข้าถึงข้อมูลทั่วองค์กร เนื่องจากมีเพียง 14% ที่เข้าถึงข้อมูลได้ ทั้งหมดมุ่งสร้างองค์กรข้อมูลเป็นฐานการตัดสินใจอย่างยั่งยืน

ข้อสอบ

ข้อ 1

แนวคิด “Data-driven organization” สะท้อนเป้าหมายสำคัญข้อใดมากที่สุด
ก. เพิ่มจำนวนบุคลากรด้านไอที
ข. ใช้ข้อมูลเป็นฐานการตัดสินใจทางธุรกิจ
ค. ลดการใช้เทคโนโลยีในองค์กร
ง. เพิ่มงบประมาณด้านโครงสร้างพื้นฐาน

เฉลย: ข
เหตุผล: Data-driven คือการใช้ข้อมูลจริงประกอบการตัดสินใจ ไม่ใช่เน้นทรัพยากรหรือเทคโนโลยีอย่างเดียว

ข้อ 2

อุปสรรคสำคัญขององค์กรในการใช้ Big Data ตามบทความคือข้อใด
ก. ขาดลูกค้า
ข. ข้อมูลน้อยเกินไป
ค. โครงสร้างไอทีซับซ้อนและขาดบุคลากร
ง. ไม่มีคู่แข่งทางธุรกิจ

เฉลย: ค
เหตุผล: ปัญหาหลักคือความซับซ้อนของระบบ ข้อมูลมาก และขาดทักษะบุคลากร

ข้อ 3

ผลการศึกษาที่สะท้อนประโยชน์ของ Big Data มากที่สุดคือข้อใด
ก. ลดเวลาในการผลิตสินค้า
ข. เพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
ค. ลดจำนวนพนักงานทั้งหมด
ง. เพิ่มจำนวนข้อมูลโดยไม่ใช้ประโยชน์

เฉลย: ข
เหตุผล: 69% พบว่าช่วยการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ดีขึ้น

ข้อ 4

“Swamp of Data” หมายถึงข้อใด
ก. ระบบจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ
ข. ข้อมูลที่ถูกวิเคราะห์แล้ว
ค. ข้อมูลจำนวนมากแต่ไม่มีการใช้ประโยชน์
ง. ฐานข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง

เฉลย: ค
เหตุผล: คือข้อมูลสะสมมากแต่ไม่ถูกนำไปใช้จริง

ข้อ 5

ขั้นตอนแรกของการใช้ข้อมูลในองค์กรตามแนวทาง Blendata คือข้อใด
ก. สร้างรายได้ทันที
ข. วิเคราะห์คู่แข่ง
ค. ประเมินแหล่งข้อมูลในองค์กร
ง. พัฒนา AI ทันที

เฉลย: ค
เหตุผล: ต้องเริ่มจากรู้ว่ามีข้อมูลอะไรและอยู่ที่ไหนก่อน

ข้อ 6

เหตุผลของการวางแผนเชิงธุรกิจโดยไม่ยึดเทคโนโลยีเป็นหลัก คือข้อใด
ก. ลดค่าใช้จ่ายเทคโนโลยีทั้งหมด
ข. ป้องกันข้อมูลสูญหาย
ค. ทำให้เห็นคุณค่าของข้อมูลในการสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจ
ง. ลดจำนวนโครงการในองค์กร

เฉลย: ค
เหตุผล: เพื่อมุ่งใช้ข้อมูลตอบโจทย์ธุรกิจ ไม่ติดข้อจำกัดเทคโนโลยี

ข้อ 7

“Quick win” ในการบริหารข้อมูลหมายถึงข้อใด
ก. โครงการระยะยาวที่ซับซ้อน
ข. ผลลัพธ์ที่วัดได้เร็วและชัดเจน
ค. การเก็บข้อมูลอย่างเดียว
ง. การลดงบประมาณทันที

เฉลย: ข
เหตุผล: เน้นผลลัพธ์เร็ว เช่น เพิ่มยอดขายหรือลดต้นทุน

ข้อ 8

แนวคิด Agile ในบทความสอดคล้องกับข้อใด
ก. ทำงานช้าแต่ละเอียด
ข. ปรับปรุงและส่งมอบงานเป็นรอบสั้น ๆ
ค. ไม่ต้องวัดผล
ง. ทำงานตามแผนคงที่เท่านั้น

เฉลย: ข
เหตุผล: Agile คือการทำงานแบบยืดหยุ่น วัดผลและปรับปรุงต่อเนื่อง

ข้อ 9

ปัญหาสำคัญด้านบุคลากรในองค์กรตามบทความคือข้อใด
ก. บุคลากรมีมากเกินไป
ข. บุคลากรเข้าถึงและใช้ข้อมูลได้น้อย
ค. บุคลากรไม่มีหน้าที่ชัดเจน
ง. บุคลากรไม่ใช้คอมพิวเตอร์

เฉลย: ข
เหตุผล: มีเพียง 14% ที่เข้าถึงข้อมูลได้จริง

ข้อ 10

แนวทางสำคัญที่สุดในการทำให้องค์กรเป็น Data-driven อย่างยั่งยืนคือข้อใด
ก. ซื้อซอฟต์แวร์ราคาแพง
ข. เพิ่มเซิร์ฟเวอร์จำนวนมาก
ค. พัฒนาคนให้ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ
ง. ลดการใช้ข้อมูลทั้งหมด

เฉลย: ค
เหตุผล: หัวใจคือคนต้องเข้าใจและใช้ข้อมูลในการตัดสินใจได้จริง

ความเห็นของผู้ชม