ทักษะสำคัญของผู้นำวิชาการ ; การสื่อสาร

บทนำ 

ถ้าหากภาวะผู้นำเป็นเรื่องของการมีอิทธิพล การสื่อสารก็เป็นกุญแจสำคัญของภาวะผู้นำ นั่นคือ หากคุณไม่สามารถสื่อสารได้ คุณก็จะไม่สามารถโน้มน้าวผู้คนได้ ส่งผลให้คุณไม่สามารถเป็นผู้นำได้ ในโรงเรียนที่มีสมรรถนะสูง ผู้บริหารและครูทุกคนต่างพูดเป็นเสียงเดียวกัน ซึ่งอาศัยกลยุทธ์การสื่อสารที่ชัดเจนและหนักแน่น 

จากประสบการณ์ของเรา พบว่าผู้นำโรงเรียนล้วนเต็มใจที่จะสื่อสารและส่วนใหญ่แล้วมักจะเข้าใจพื้นฐานของการสื่อสารระหว่างบุคคลและยุทธวิธีการสื่อสาร ผู้นำโรงเรียนอาจมีทักษะในการพูดคุยกับครูแบบตัวต่อตัว สามารถเขียนจดหมายข่าวให้น่าสนใจ อีเมล์ให้กระชับ และบล็อกให้ชัดเจน แต่บ่อยครั้งที่กิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การสื่อสารที่สำคัญ ผู้นำโรงเรียนหลายท่านขาดแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการสื่อสาร 

ถึงแม้จะมีผู้นำโรงเรียนหลายรายบอกว่าเขาเชื่อว่าการสื่อสารควรเป็นแบบสองทาง (มีการโต้ตอบและโปร่งใส) และการสื่อสารระหว่างโรงเรียนและกับชุมชนแห่งการเรียนรู้มีความสำคัญพอ ๆ กับการเรียนรู้ภายในโรงเรียน ทว่ากลยุทธ์การสื่อสารของผู้นำหลายรายบ่งชี้ว่าพวกเขาไม่ได้เชื่อแบบนี้จริง ๆ 

การเรียนรู้ในบทนี้จะช่วยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการพัฒนาแนวทางเชิงกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงการสื่อสารให้แก่ผู้บริหารระดับกลาง

เหตุใดจึงต้องสื่อสาร

ถ้าหากว่าทุกคนในชุมชนโรงเรียน ไม่ว่าจะเป็นผู้ปกครอง ผู้ดูแล และเครือญาติ รู้สึกว่าพวกเขาและโรงเรียนอยู่ฝ่ายเดียวกัน อาจส่งผลให้เกิดผลประโยชน์ต่อทั้งโรงเรียนและชุมชนในวงกว้าง

ผู้นำโรงเรียนที่ประสบความสำเร็จมักแจ้งข่าวคราว ทั้งข่าวดีและข่าวร้ายให้กับสมาชิกในชุมชนโรงเรียนทราบ

ผู้นำโรงเรียนที่ประสบความสำเร็จมักสนับสนุนการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่สำคัญเกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ของนักเรียน และพยายามให้สมาชิกทุกคนในชุมชนโรงเรียนเน้นไปที่ความคาดหวังระดับสูงต่อนักเรียนทุกคน

รูปแบบของการสื่อสาร

1.การสื่อสารแบบกำหนดจุดยืน

เป็นการสื่อสารประเภทหนึ่งที่เกิดอาจขึ้นในการประชุมทั่วไปในโรงเรียน หรือในจดหมายข่าวของโรงเรียน ซึ่งจะเป็นการถ่ายทอดจุดยืนของหนึ่งฝ่ายที่อีกฝ่ายหนึ่งเข้าใจ ไม่ว่าจะเป็นจุดยืนของครูที่ต้องการหนังสือเรียนวิชาคณิตศาสตร์เพิ่มเติม หรือจุดยืนของผู้อำนวยการโรงเรียนในการให้ความสำคัญต่อการส่งรายงานของโรงเรียนภายในเวลาที่กำหนด จะเห็นได้ว่าในทั้งสองตัวอย่าง มันเป็นเรื่องของฝ่ายหนึ่งที่ทำให้จุดยืนของตนชัดเจนต่ออีกฝ่ายหนึ่ง ดังนั้นจึงเป็นการสื่อสารไปในทิศทางเดียว

2.การสื่อสารตามความสนใจ

จุดประสงค์ของการสื่อสารตามความสนใจ ไม่ใช่เพื่อกำหนดจุดยืน แต่เพื่อสำรวจความสนใจที่มีร่วมกัน ยกตัวอย่าง เช่น การ 'ระดมสมอง' เพื่อหาแนวทางการจัดการพฤติกรรมไม่พึงประสงค์บางอย่าง การสื่อสารเช่นนี้ควรเป็นการสื่อสารที่แท้จริง เพื่อสำรวจความต้องการ ความกลัว และข้อกังวลของครูและผู้ปกครอง และเพื่อสร้างแนวคิดและกลยุทธ์ในการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ [ครูมักจะบ่นว่าการประชุมครูของโรงเรียนเป็นเวทีสำหรับการสื่อสารแบบกำหนดจุดยืน (การแจ้งเพื่อทราบ) ทั้ง ๆ ที่ควรเป็นเวทีสำหรับการสื่อสารตามความสนใจและมีการตัดสินใจร่วมกัน]

โมเดลของการสื่อสาร

การสื่อสารควรเป็นเรื่องที่ง่าย เนื่องจากเป็นเพียงกระบวนการของ
ผู้ส่ง > ถ่ายทอด > ผู้รับ
ผู้ส่ง < ถ่ายทอด < ผู้รับ
คุณมีข้อความ คุณแลกเปลี่ยนความคิด และคุณเกิดความเข้าใจ

โมเดลทั้งสองอยู่บนสมมติฐานว่าการสื่อสารคือการถ่ายข้อความจากผู้ส่งไปยังผู้รับโดยตรง โดยไม่มีการรบกวนหรือการปรับเปลี่ยนใด ๆ ดังนั้น คนจึงคิดว่า "ถ้าคุณไม่เข้าใจข้อความของฉัน มันคงเป็นเพราะว่าฉันส่งไปไม่ถูกต้อง"

รูปแบบการสื่อสารอย่างง่ายนี้มีความเรียบง่ายเกินไป เนื่องจากมีการตีความข้อมูลจำนวนมากระหว่างผู้ส่งและผู้รับ กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ข้อความต่าง ๆ อาจเปลี่ยนแปลงไปตามประสาทสัมผัส หรือตามประสบการณ์ ค่านิยม และความเชื่อของแต่ละคน หรือบางครั้งแม้แต่สภาพร่างกายของเราเอง (ความเหนื่อยล้า สมดุลของฮอร์โมน ฯลฯ)

หากเราเป็นผู้ส่ง เราไม่เพียงแค่ส่งข้อความตามคำพูดของเรา เช่น การกล่าวว่า "ฉันไม่เคยพบคุณมาก่อนเลยหรือ" แต่เรายังส่งข้อความที่ "ไม่ได้ตั้งใจ" ออกไปอีกด้วย ผู้รับอาจ 'ตีความ' ข้อความโดยใช้ตัวกรองต่าง ๆ จนถอดความได้ว่า "ฉันชอบคุณ" (ผู้ชายบางท่านจะตีความการสื่อสารทั้งหมดในลักษณะนี้) 

ดังนั้น ข้อมูลที่ผู้ส่งสร้างขึ้นมา แต่ก่อนที่จะถูกส่ง ข้อมูลจะผ่านตัวกรองทางจิตและผสานเข้ากับทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นในหัวของเรา หลังจากนั้นข้อมูลค่อยถูกส่งผ่านไปยังผู้รับ ซึ่งจะใช้การกรองทางจิตและผสานข้อมูลก่อนที่จะเลือกการตอบสนอง โปรดดูตามภาพประกอบที่ 1

ดังนั้น จึงค่อนข้างน่าแปลกใจที่คนสามารถสื่อสารกันได้เลยทีเดียว

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

• ขั้นตอนแรกของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพคือการเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อสาร และคนที่จะสื่อสารด้วย
• ขั้นตอนที่สองคือการมีข้อความที่ชัดเจนและคงเส้นคงวา
• ขั้นตอนที่สามคือการใช้ช่องทางและสถานที่ที่หลากหลายในการสื่อสาร

การสื่อสาร: เคล็ดลับพื้นฐานสิบประการ

• ทำให้การสื่อสารเป็นจุดสนใจ
• อย่านำเทคโนโลยีมาแทนการสื่อสาร เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่ใช่สิ่งที่มาทดแทนการสื่อสารที่ดีระหว่างบุคคลได้
• พิจารณาว่าใครจำเป็นต้องรู้อะไร รวมทั้งควรได้รับข้อมูลอย่างไร และเมื่อใด ห้ามเผยแพร่ข้อมูลไปยังผู้ฟังในวงกว้างหากมีผู้ที่จำเป็นต้องตอบกลับเพียงไม่กี่คน 'ข้อมูลล้น' เป็นอันตรายที่สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา
• ทำให้การสื่อสารเป็นไปในเชิงบวกมากที่สุด หลีกเลี่ยงการตอบโต้ในเชิงลบแบบไม่ทันคิด
• เมื่อถูกถามคำถามและคุณไม่มีคำตอบ ให้ตอบว่า 'ฉันไม่รู้ แต่ฉันจะหาข้อมูลให้' หรืออาจตอบว่า 'ฉันไม่รู้ แต่ฉันจะขอให้ (นาย ก) หาข้อมูลให้'
• มีความละเอียดอ่อนต่อการตีความงานเขียนของคุณในแง่ที่ผิด ตัวอย่างเช่น จดหมายโต้ตอบและอีเมลที่เขียนขึ้นอย่างไม่เป็นทางการอาจถูกผู้รับมองอย่างเอาจริงเอาจังก็ได้ ควรอ่านทวนแต่ละข้อความซ้ำเป็นครั้งที่สอง อ่านจากมุมมองของผู้รับ
• อย่าสร้างข้อแก้ตัวเพื่อปกปิดความผิดพลาด
• การเปลี่ยนใจเป็นเรื่องที่กระทำได้เมื่อมีหลักฐานใหม่ปรากฏขึ้น ตราบใดที่คุณไม่เปลี่ยนใจบ่อยครั้งจนถูกตราหน้าว่าเป็นคนโลเล
• อย่าเอาจริงเอาจังจนเกินไป (เอาจริงเอาจังกับงาน แต่อย่าเอาจริงเอาจังกับตัวคุณเอง)
• ขอย้ำอีกครั้งว่า อย่าด้อยค่าความสำคัญของการสื่อสาร ควรทำให้ผู้ฟังรับรู้อย่างชัดเจนว่า เหตุใดเขาจึงได้รับแจ้ง และเขาจะทำอย่างไรกับข้อมูลดังกล่าว(The National Association of Head Teachers, 2007)

การสื่อสารเชิงกลยุทธ์อย่างต่อเนื่อง 

โมเดลนี้อิงจากรูปแบบของประเภทของกลยุทธ์การสื่อสารห้าประการที่ใช้โดยผู้นำโรงเรียน ประกอบด้วย

· ระงับและควบคุม (Withhold and Control)

· ระบุและชี้แจง (Identify and Clarify)

· เลือกและวิพากษ์ (Select and Dissect)

· บอกและชักชวน (Tell and Sell)

· กระจายและอธิษฐาน (Spray and Pray)

ระงับและควบคุม (Withhold and Control)

การระงับและควบคุมจะเกิดขึ้นเมื่อผู้นำโรงเรียนใช้การระงับข้อมูลเป็นเครื่องมือในการควบคุม
วลี ‘ความรู้คือพลัง’ คือคุณค่าโดยนัยที่อยู่เบื้องหลังกลยุทธ์นี้ การสื่อสารบนพื้นฐานของ ‘ความจำเป็นต้องรู้ (need to know)’ (หรือที่รู้จักกันว่าเป็นวิธีของสายลับ CIA) ซึ่งอาจหมายถึง ยกตัวอย่างเช่น การให้ข้อมูลกับผู้ปกครองให้น้อยที่สุดเกี่ยวกับ ‘ความลับ’ ของการสอนและการเรียนรู้ ทั้งนี้ ข้อมูลใด ๆ ที่เปิดเผยอาจถูกซ่อนไว้โดยการใช้ศัพท์เทคนิคเฉพาะ หรือ ภาษาของการศึกษา

มีหลายอาชีพที่ทำเช่นนี้เพื่อปลดอำนาจของบุคคลทั่วไป ส่งผลให้สามารถรักษาตำนานหรือความชอบธรรมในตำแหน่งของตน เหล่าทนายความ ที่ปรึกษาด้านไอที นักวิชาการ (เชื่อหรือไม่) และผู้ปฏิบัติงานด้านการแพทย์ล้วนใช้วิธีนี้

ผู้นำโรงเรียนอาจปฏิบัติต่อบุคคลากรในโรงเรียนในลักษณะเดียวกัน โดยให้ข้อมูลบางส่วนแก่ครู หรือผู้นำระดับกลางบางคนเท่านั้น แทนการเปิดเผย ‘ภาพรวม’ การระงับข้อมูลดังกล่าวอาจเป็นส่วนหนึ่งของความพยายามที่จะเชิดชูความสำคัญของตำแหน่งผู้นำ

เรื่องนี้อาจฟังดูน่ากลัวเกินไป แต่อันที่จริงแล้ว มีผู้นำโรงเรียนที่เปิดกว้างและมีประสิทธิภาพจำนวนมากที่ตกอยู่ในสถานการณ์ที่พวกเขาอาจต้องการที่จะยับยั้งไม่ให้ข้อมูลแก่ผู้ปกครองหรือครู ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลดังกล่าวอาจก่อให้เกิดผลเสียต่อภาพลักษณ์ของโรงเรียนหากถูกเปิดเผยต่อสาธารณะ ในทำนองเดียวกัน ผู้นำโรงเรียนอาจได้รับคำสั่งจากรัฐบาลหรือโดยคณะกรรมการฯ ให้ระงับข้อมูลเพื่อ ‘ควบคุม’ สถานการณ์

ระบุและชี้แจง (Identify and Clarify)

การระบุและชี้แจงจะเกิดขึ้นเมื่อกลยุทธ์การสื่อสารของผู้นำโรงเรียนคือการค้นหาและระบุปัญหาชุมชนที่สำคัญ รวมถึงการจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่น ผู้ปกครองต้องการรู้อะไร ครูต้องมีข้อมูลอะไรบ้างจึงจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสบผลสำเร็จ

สิ่งนี้ไม่เกี่ยวกับการระงับความรู้เพื่อต่อรองอำนาจ แต่เป็นเรื่องของความเชื่อที่ว่าความรู้ที่มากเกินไปนำไปสู่ความสับสนและความไม่จำเป็น ซึ่งเปรียบเสมือนกับเสียงรบกวนและความยุ่งเหยิงในเบื้องหลัง และเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารที่ ‘ชัดเจน’

กลยุทธ์นี้ประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การสร้างเครือข่ายของผู้ติดต่อใกล้ชิด ซึ่งจะคอยแจ้งให้ผู้นำโรงเรียนทราบถึงความคิดของผู้ปกครองและสิ่งที่พวกเขาต้องการทราบ เพื่อ ‘รู้ความเคลื่อนไหวของข่าวสารรอบตัว’

สำหรับผู้อำนวยการโรงเรียนจำนวนมาก บทบาทของผู้นำระดับกลางคือการแจ้งให้ผู้อำนวยการโรงเรียนทราบว่าคณะครูกำลังคิดอะไรอยู่ และประเด็นอื่น ๆ ที่พวกเขาต้องรับรู้ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลหรือสิ่งที่ต้องได้รับการชี้แจง (อย่าลืมแนวคิดของ ผู้แจ้งเบาะแส (Whistle Blower)) มีประเด็นใดบ้างที่ต้องชี้แจง ปัญหาอะไรที่จะขึ้นเมื่อขาดการสื่อสารที่ชัดเจน ผู้นำต้องใช้ตำแหน่งใดเพื่อทำให้ทุกคนเข้าใจอย่าง ‘ชัดเจน’

บอกและชักชวน (Tell and Sell)

ผู้นำโรงเรียนอาจใช้กลยุทธ์การบอกและชักชวนเพื่อเลือกข้อความจำนวนหนึ่งเพื่อ ‘ขาย’ ให้กับชุมชนของตน

ข้อความเหล่านี้มักเป็นข้อความที่เป็นข้อความที่ผู้นำโรงเรียนต้องการที่จะประชาสัมพันธ์ไปยังหน่วยงานหรือชุมชน โดยอาจเกี่ยวกับแผน ‘การตลาด’ เพื่อส่งเสริมกิจกรรมบางอย่างหรือบางแง่มุมของโรงเรียน ยกตัวอย่างเช่น เพื่อส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงไปใช้หลักสูตรการศึกษาระดับต้น (Primary Years Programme)ในช่วง 12 เดือนข้างหน้า เป็นต้น

กลยุทธ์นี้อาจถูกใช้เพื่อ ‘ปกปิด’ ปํญหาบางอย่าง เพื่อเบี่ยงเบนความสนใจของชุมชนจากความกังวลที่อาจสร้างความเสียหาย หรือเพื่อส่งเสริมกิจกรรม นโยบาย หรือหลักสูตร ก็เป็นได้

สำหรับกลยุทธ์นี้ ผู้นำโรงเรียนอาจถูกมองว่ามีความกระตือรือร้นและมีส่วนร่วมกับผู้ฟัง ทั้งนี้ จะสังเกตุได้ว่าเกิดขึ้นเฉพาะในข้อความหรือประเด็นที่เขาต้องการจะสื่อไปยังกลุ่มเป้าหมายเท่านั้น บางครั้งข้อความที่ผู้นำโรงเรียนประสงค์จะ ‘ขาย’ ให้นักเรียนอาจแตกต่างจากข้อความที่ต้องการส่งไปยังครูและเจ้าหน้าที่อย่างเห็นได้ชัด สำหรับกลยุทธ์นี้ อาจใช้การสร้างบันทึกหรือข้อมูลในรูปแบบ ‘เป็นความลับ’ หรือ ‘ส่วนบุคคล’

กระจายและอธิษฐาน (Spray and Pray)

การกระจายและอธิษฐานจะเกิดขึ้นเมื่อกลยุทธ์ของผู้นำโรงเรียนคือการให้ทุกคน ‘รับทราบอย่างครบถ้วน’ (ซึ่งเป็นแนวทางที่ใช้ในการชี้นำขั้นต้น (Leading Upstream)) กลยุทธ์นี้เป็นแนวทางในการ ‘กระจาย’ ข้อมูลให้มากที่สุด และการ ‘อธิฐาน’ ให้ข้อมูลที่ถูกต้องไปถึงผู้รับที่เหมาะสม 

ผู้นำโรงเรียนบางท่านออกจดหมายข่าวที่เต็มไปด้วยข้อมูล บางอย่างก็เป็นข้อมูลที่สำคัญ บ้างก็ไม่สำคัญเลย พวกเขาอาจยังสร้างกระดานข่าวและหนังสือบันทึกที่เต็มไปด้วยข้อมูลไปให้กับบุคคลากร กุญแจสำคัญของกลยุทธ์นี้คือไม่มีใครสามารถพูดได้เต็มปากว่า ‘ไม่มีคนบอก’ ผู้นำโรงเรียนสามารถชี้ไปยังจดหมายข่าวหรือหนังสือบันทึกที่เกี่ยวข้อง และ ‘พิสูจน์’ ว่าบุคคลนั้นได้รับข้อมูลแล้ว หากพวกเขาไม่ได้อ่าน แสดงว่าเป็นความผิดของพวกเขาเอง

อีเมล์คือวิธีที่พบได้ทั่วไปของกลยุทธ์นี้ ผู้บริหารโรงเรียนหลายคนที่ ‘กระจาย’ อีเมล์กลุ่มจำนวนมากไปยังบุคลากร ผลที่เกิดขึ้นและไม่น่าแปลกใจก็คือ ครูเปิดพบกับอีเมล์จำนวนมากในแต่ละวัน แล้วพวกเขาก็จะหยุดอ่านไปเอง

อีกวิธีหนึ่งของกลยุทธ์ ‘กระจายและอธิฐาน’ คือการวางทุกอย่างไว้บนเว็บไซต์ โดยสร้างและเพิ่มหน้าข้อมูลทุกอย่างที่ต้องรู้ไปยังเว็บไซต์ เช่นเดียวกัน ถ้าหากมีผู้ปกครองหรือบุคคลากรที่บอกว่า ‘ไม่มีคนบอก’ ผู้นำโรงเรียนก็สามารถชี้ให้เห็นว่าข้อมูลดังกล่าวเปิดเผยต่อสาธารณะอยู่ในเว็บไซต์ เพียงแต่สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือมีความรับผิดชอบในการค้นหาข้อมูลและเปิดเข้าเว็บไซต์

เทคนิคการฟังเชิงรุก: ข้อแนะนำ 6 ประการ 

1.ให้กำลังใจ

• ดึงให้คู่สนทนาสบายใจที่จะพูดคุย
• ใช้วัจนภาษาและอวัจนภาษาเพื่อแสดงว่าคุณกำลังฟังอยู่จริง ๆ
• แสดงความใส่ใจด้วยภาษากายและการตอบสั้น ๆ
• พึงตระหนักว่าภาษากายและการเปล่งเสียงที่เหมาะสมนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละวัฒนธรรม ตัวอย่าง ‘คุณช่วยเล่าเพิ่มเติมได้ไหม’ และ ‘ฉันอยากรู้เรื่องนี้เพิ่มอีก’

2.ชี้แจง

• ถามคำถามเพื่อยืนยันสิ่งที่ผู้พูดพูด
• การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณเข้าใจ แต่ยังอาจช่วยให้ผู้พูดตรวจสอบการมุมมองของเขาด้วยตัวอย่าง ‘คุณช่วยบอกฉันได้ไหมว่าเหตุการณ์ใดขึ้นก่อน’ และ ‘สิ่งนี้เกิดขึ้นตอนไหน ขอตัวอย่างได้ไหม’

3.เล่าใหม่

• ทวนสิ่งที่ผู้พูดพูดในคำพูดของคุณเอง
• สิ่งนี้แสดงว่าคุณกำลังฟังและช่วยตรวจสอบข้อเท็จจริงและความหมายของข้อมูล ตัวอย่าง ‘เธอบอกคุณว่าเธอจะโทรฯ กลับทันที แต่กลับโทรฯ จริง ๆ ในอีกสองวันต่อไป’ และ ‘คุณต้องการให้พ่อและแม่เชื่อใจคุณมากขึ้น ถูกต้องไหม’

4.สะท้อน

• บอกสิ่งที่คุณคิดว่าผู้พูดกำลังประสบอยู่ ด้วยคำพูดของคุณเอง
• สิ่งนี้สามารถทำให้ผู้พูดเปิดใจมากขึ้น
• นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของการรับรู้ของคุณตัวอย่าง ‘คุณท่าทางไม่สบายใจเลย’ และ ‘ดูเหมือนว่าคุณกำลังโกรธอยู่’

5.สรุป

• ย้ำแนวคิด ประเด็น และความรู้สึกสำคัญที่ผู้พูดได้แสดงออกมา
• สิ่งนี้ช่วยเป็นการทบทวนและเป็นพื้นฐานของการต่อยอดบทสนทนาตัวอย่าง ‘เพราะฉะนั้นปัญหาหลักของคุณในเรื่องนี้คือด้าน...’ และ ‘ดูว่าพวกนี้เป็นแนวคิดหลักที่คุณเคยพูดไว้นะ’

6.ตรวจสอบ

• แสดงความขอบคุณสำหรับความพยายามของผู้พูด
• ยอมรับในคุณค่าของการพูด
• ยืนยันความรู้สึกเชิงบวกของคุณเกี่ยวกับการเป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนาตัวอย่าง ‘ฉันดีใจที่เราได้คุยกัน’ และ ‘ฉันซาบซึ้งในความตั้งใจที่จะแก้ไขปัญหานี้’(The National Association of Head Teachers, 2007)

กรณีศึกษาที่ 1

ครูในโรงเรียนหนึ่งถูกกล่าวหาและอยู่ระหว่างการถูกสอบสวน คณะกรรมการบริหารโรงเรียนสั่งห้ามมิให้เผยแพร่ข้อมูลใด ๆ ทั้งสิ้น ในระหว่างที่ตำรวจและผู้ได้รับมอบหมายจากกระทรวงศึกษาธิการกำลังสอบสวนครูที่เกี่ยวข้อง จะไม่มีการเปิดเผยหรือ ‘รั่วไหล’ ของข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ให้กับครู เจ้าหน้าที่ หรือนักเรียนคนอื่นทราบ ครูทุกท่านได้รับแจ้งว่าครูสมคิดถูกสั่งพักการสอนและจะมาช่วยป้อนข้อมูลภายใต้สังกัดของฝ่ายบริหารในระยะเวลาที่เหลือของภาคเรียน ในระหว่างการสอบสวนดำเนินไป ได้มีการเรียกครูและนักเรียนหลายคนไปสัมภาษณ์ พวกเขาได้รับคำเตือนว่าไม่ให้กล่าวอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ มิฉะนั้นจะมีโทษทางกฎหมาย (จริงเหรอ) ในที่สุด เรื่องก็คลี่คลายและครูก็กลับมาสอนอีกครั้ง ผู้อำนวยการโรงเรียนได้ประกาศว่าได้มีการสวบสวนประเด็นดังกล่าวอย่างรอบด้าน และขณะนี้ก็ได้ปิดการสอบสวนกรณีนี้แล้ว ในสัปดาห์ต่อมา คณะผู้ปกครองได้เข้ามาพบผู้อำนวยการโรงเรียนเพื่อต้องการทราบว่าเกิดอะไรขึ้นและเหตุใดครูสมคิดจึงได้รับอนุญาตให้สอนลูก ๆ ของพวกเขาอีกครั้ง

คุณจะทำอย่างไร หากครูในหน่วยของคุณสอบถามว่าเกิดอะไรขึ้น

กรณีศึกษาที่ 2

ผู้อำนวยการของโรงเรียนชายล้วนแห่งหนึ่งได้มีการสั่งห้ามมิให้เปิดเผยข้อมูล มีการแจ้งหัวหน้าแผนกทุกคนก่อนเริ่มการประชุมว่าต้องเก็บบทสนทนาในที่ประชุมไว้เป็นความลับอย่างเคร่งครัด พวกเขาต้องตกลงอย่างเป็นทางการว่าจะไม่เปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลภายนอกคณะผู้บริหารหากไม่ได้รับอนุญาตจากผู้อำนวยการ ในระหว่างการประชุม หัวหน้าแผนกได้หารือและวางแผนว่าโรงเรียนจะจัดการควบรวมกับโรงเรียนหญิงล้วนและปรับโครงสร้างใหม่เพื่อสร้างโรงเรียนขนาดเล็กสามแห่งได้อย่างไร ผู้อำนวยการไม่ต้องการให้ใครรู้การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นนี้ ไม่ว่าจะเป็นผู้ปกครองหรือครู จนกระทั่งพวกเขาได้กลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการเปลี่ยนแปลง ผลของการควบรวมโรงเรียนจะช่วยประหยัดต้นทุนและลดจำนวนบุคคลากรในโรงเรียน

คุณคิดอย่างไรกับกลยุทธ์ของ ‘ความลับ’ นี้

กลยุทธ์ใดดีที่สุดสำหรับโรงเรียนของฉัน

คำถามหลักสามประการสำหรับการสื่อสารเชิงกลยุทธ์
ในชุมชนโรงเรียน ผู้นำโรงเรียนและครูดำเนินการภายใต้รูปทัศน์ในหลากหลายมิติ บนพื้นฐานของความเชื่อ ค่านิยม อารมณ์ และความปราถนาอันหลากหลาย ผู้นำโรงเรียนจะถูกเปรียบเสมือนว่าเป็นคนทำถนน เนื่องจากต้องอาศัยความเข้าใจในพื้นที่อย่างถี่ถ้วนก่อนดำเนินการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เขาจำเป็นต้อง ‘หาข้อมูล’ และเตรียมกลยุทธ์สำหรับการสื่อสาร กรอบการทำงานง่าย ๆ ประการหนึ่งสำหรับการเตรียมการดังกล่าวคือการหาคำตอบสำหรับคำถามที่เกี่ยวกับชุมชน ดังต่อไปนี้

กรอบการทำงาน CEV Framework ความเชื่อและค่านิยมหลักของคนในชุมชนคืออะไร (ความรู้ความเข้าใจ; Cognitive) สถานะทางอารมณ์ของคนในชุมชนเป็นอย่างไร (อารมณ์, Emotional) คนในชุมชนพร้อมที่จะทำอะไร (ความสมัครใจ, Volitional)

การที่ผู้นำโรงเรียนตอบคำถามเหล่านี้ (หรืออย่างน้อยก็พยายามตอบ) จะช่วยให้สามารถตรวจสอบความคล้ายคลึงและความแตกต่างที่สำคัญระหว่างกลุ่มต่าง ๆ ในชุมชน อีกทั้งยังเป็นการเตรียมการอย่างมีกลยุทธ์สำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสารบนพื้นที่สื่อ

แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการสื่อสารของโรงเรียนในศตวรรษที่ 21 จำเป็นต้องใช้สื่อเทคโนโลยีที่เหมาะสม ในยุคของความรู้ การสื่อสารของผู้นำโรงเรียนต้องสอดแทรกการใช้การสื่อสารที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทหรือการสื่อสารโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อกลาง มีการผลักดันการใช้เทคโนโลยีสำหรับเครื่องมือสื่อสารโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อกลางในการตอบโต้ ซึ่งสามารถทำลายกำแพงกั้นระหว่างนักเรียนในห้องเรียน และระหว่างโรงเรียน สิ่งนี้เรียกว่า การสื่อสารบนพื้นที่สื่อ (ใน ESF จะใช้ชื่อว่า CLC)

ห้องเรียนบางห้องเปรียบเสมือนเกาะ หรือกล่องใส่ไข่ ที่แบ่งแยกออกจากห้องเรียนอื่น และโลกภายนอก นักเรียนเข้าสู่พื้นที่ปิดและใช้เวลา 40 ถึง 90 นาทีในการปฏิสัมพันธ์กับบุคคลอื่นภายในห้องเรียน บ่อยครั้งที่โรงเรียนเองก็ถูกแบ่งแยกจากโรงเรียนอื่นและชุมชนต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น การสื่อสารภายนอกจะถูกจำกัดไว้เฉพาะสำหรับจดหมายข่าวรายสัปดาห์ รายงานของนักเรียน และการสัมภาษณ์ระหว่างครูกับผู้ปกครองประจำภาคเรียน พื้นที่สื่อเป็นศัพท์ที่แสดงถึงการมีปฏิสัมพันธ์กับโลกภายนอกผ่านการใช้สื่อเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information Communication Technology; ICT) พื้นที่สื่อเปิดห้องเรียนไปสู่โลกภายนอก โดยเปลี่ยนจากพื้นที่ที่มีขอบเขตทางกายภาพเป็นพื้นที่ไร้ขีดจำกัด ทุกวันนี้มีระบบเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่โรงเรียนสามารถนำมาใช้เพื่อการสื่อสารบนพื้นที่สื่อ ลองพิจารณาตัวอย่างของระบบที่เป็นที่นิยมในโรงเรียนหลายแห่ง ดังต่อไปนี้

• ข้อความ SMS
  

         โรงเรียน Casuarina Senior College มีการตรวจสอบการเข้าชั้นเรียนของนักเรียนโดยครูหรือผู้สอน ในกรณีที่นักเรียนไม่มา ระบบสื่อจะสร้างข้อความ SMS ซึ่งจะถูกส่งไปยังโทรศัพท์เคลื่อนที่ของนักเรียน และผู้ปกครองหรือผู้ดูแลนักเรียน

• พอร์ทัล (Portal)
  

        โรงเรียน Maris Stella Boys School มีการสร้างพอร์ทัลออนไลน์ซึ่งนักเรียนทุกคนสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ในโลกผ่านคอมพิวเตอร์ เว็บไซต์พอร์ทัลนี้มีการบ้าน บันทึกบทเรียนของครู ประกาศรายวันสำหรับนักเรียน ข้อความของนักเรียนเป็นรายบุคคล และ ‘กล่องส่งงาน’ เพื่อให้นักเรียนสามารถส่งการบ้านได้ นอกจากนี้ โรงเรียนยังมีพอร์ทัล ‘สำหรับผู้ปกครองเท่านั้น’ ซึ่งมีการจำกัดการเข้าถึงโดยใช้รหัสป้องกัน เพื่อให้มั่นใจว่าการตอบโต้สื่อสารระหว่างผู้ปกครองนั้นจะเป็นความลับ

• การส่งข้อความไปทั่วโลกและเว็บไซต์ที่มีการตอบสนอง
  โรงเรียนในเขตการปกครองหนึ่งของออสเตรเลียได้ใช้ระบบการส่งข้อความทางอีเมลเพื่อส่งข่าวสารประจำสัปดาห์ของโรงเรียนให้ผู้ปกครองทุกคนโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ อีเมลดังกล่าวยังแนบ ‘ลิงก์’ และส่งเสริมการใช้เว็บไซต์ของโรงเรียน ซึ่งมีการจัดกลุ่มเว็บไซต์ที่มีการตอบสนอง ‘ตามความสนใจ’ หลายแห่ง (เช่น กลุ่มเว็บไซต์สำหรับผู้ปกครองของนักเรียนที่มีพรสวรรค์และความสามารถ กลุ่มเว็บไซต์สำหรับผู้ปกครองของนักเรียนในชั้นม.2 กลุ่มเว็บไซต์สำหรับการศึกษาของเด็กชาย เป็นต้น โดยเว็บไซต์เหล่านี้ได้รับการตรวจสอบและ ‘จัดการ’ โดยเจ้าหน้าที่โรงเรียนเป็นรายวัน)

• ไร้สายและไม่มีค่าใช้จ่าย
  โรงเรียนชุมชนแห่งหนึ่งจัดให้มีการเข้าถึงเครือข่าย ‘ไร้สาย’ ที่ส่งสัญญาณครอบคลุมพื้นที่ใกล้เคียงโรงเรียนในระยะ 2 กิโลเมตร แม้ว่าจะฟังดูว่าไม่ได้มากนัก แต่ก็หมายความว่าโรงเรียนสามารถให้บริการอินเตอร์เน็ตไร้สายให้กับร้อยละ 90 ของนักเรียนที่อาศัยอยู่ในบ้านจัดสรรบริเวณใกล้เคียงกับโรงเรียนดังกล่าว ‘โดยไม่มีค่าใช้จ่าย’ นั่นแปลว่า นักเรียนสามารถนำคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปของโรงเรียนกลับบ้านและ ‘เข้าระบบ’ ผ่านเซิร์ฟเวอร์กลางของโรงเรียนได้จากห้องนั่งเล่นของตนได้ (อาจมีการรบกวนสัญญาณในห้องที่มีผนังกั้น อย่างเช่น ห้องนอน) ผลที่ได้คือ นักเรียนสามารถทำงานจากไดร์ฟ ‘P’ ได้ (P ย่อมาจาก Personal ซึ่งเป็นไดร์ฟส่วนตัวบนเซิร์ฟเวอร์ของโรงเรียน) และสามารถอัปโหลดและดาวน์โหลดสิ่งต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นงานที่ได้รับมอบหมาย สรุปการบรรยาย การบ้าน และข้อมูลจากอินเตอร์เน็ตและอินทราเน็ต

การนำกลยุทธ์ของการสื่อสารบนพื้นที่สื่อมาใช้

น่าเสียดายที่โรงเรียนมีการนำเทคโนโลยีของพื้นที่สื่อมาใช้โดยไม่ต้องมีการเตรียมการที่สอดคล้อง กล่าวคือ โรงเรียนอาจถูกผลักดันให้ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวผ่านปัจจัยภายนอก การดำเนินการเฉพาะกิจ หรือความเร่งรีบเพื่อตามเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ ๆ

จากตัวอย่างที่ 1 เรื่อง “ข้อความ SMS” ข้างต้น โรงเรียนจำเป็นต้องประเมินอย่างรอบคอบว่าผู้ปกครองจะมีการตอบรับการได้รับข้อความ SMS แจ้งเตือนการขาดเรียนของบุตรผ่านโทรศัพท์มือถือในเชิงบวก หรือผู้ปกครองจะคิดว่าการสื่อสารดังกล่าวเป็นการล่วงล้ำและไม่เหมาะสม

ในกรณีศึกษาที่ 4 (หน้า 20) ในตัวอย่างเว็บไซต์ “Ratemyteacher.com” โรงเรียนถูกบังคับให้รีบพัฒนาและดำเนินนโยบายเกี่ยวกับการใช้เว็บไซต์ในฐานะอุปกรณ์สื่อสารระหว่างนักเรียน

ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการสื่อสารบนพื้นที่สื่อ ผู้นำโรงเรียนต้องพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ เช่น

1.เทคโนโลยีที่เหมาะสม
ในขณะที่โรงเรียนมีงบประมาณเพียงพอที่จำใช้และพัฒนาทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร แต่ผู้ปกครองและครอบครัวภายในชุมชนนั้นมีทักษะดังกล่าวหรือไม่ ยกตัวอย่างเช่น หากโรงเรียนเปลี่ยนไปใช้การสื่อสารทางอีเมล์ ผู้ปกครองของนักเรียนทุกคนจะสามารถเข้าถึงรูปแบบการสื่อสารนี้ได้ทุกวันหรือไม่

2.การตามทันนักเรียน
ในทางกลับกัน บ่อยครั้งที่โรงเรียนไม่สามารถ ‘ตาม’ รูปแบบการสื่อสารที่นักเรียนหรือชุมชนใช้กันอย่างประจำได้ อาจเป็นเพราะปัจจัยด้านต้นทุนของการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารไปใช้ หรือเพราะขาดแรงผลักดันในการใช้ ยกตัวอย่างเช่น มีครอบครัวหนึ่งที่ได้รับจดหมายข่าวหรือจดหมายขออนุญาตพาไปทัศนศึกษาจากโรงเรียน ซึ่งเป็นสิ่งพิมพ์เดียวที่ครอบครัวนั้นยังได้รับอยู่ หรืออีกตัวอย่างหนึ่ง เป็นความพยายามที่ไม่บังเกิดผลของโรงเรียนในการใช้กฎเพื่อห้ามไม่ให้นักเรียนใช้โทรศัพท์มือถือ

3.การยกระดับผลสัมฤทธิ์ของนักเรียน
การนำการสื่อสารบนพื้นที่สื่อมาใช้สามารถยกระดับผลสัมฤทธิ์ของนักเรียนได้หรือไม่ ผู้นำโรงเรียนจำเป็นต้องนำแนวทางที่มีหลักฐานและการวิจัยสนับสนุนมาประยุกต์ใช้กับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มีงานวิจัยใดที่สนับสนุนว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารนำไปสู่การสื่อสาร แนวทางปฏิบัติ และการสอนที่ดีขึ้น ลองพิจารณาตัวอย่างดังต่อไปนี้ โรงเรียนในประเทศกำลังพัฒนาแห่งหนึ่งพยายามตัดสินใจว่าพวกเขาควรลงทุนงบประมาณจำนวนมากเพื่อซื้อกระดานอัจฉริยะหรือไม่ พวกเขาไม่ควรซื้อกระดานอัจฉริยะด้วยเหตุผลว่า ‘โรงเรียนนวัตกรรมในประเทศที่พัฒนาแล้ว’ มีอุปกรณ์ดังกล่าว แต่โรงเรียนต้องทบทวนการวิจัยและหลักฐานต่าง ๆ เพื่อหาข้อสนับสนุนว่าเทคโนโลยีดังกล่าวจะช่วยยกระดับแนวทางในการสอนของพวกเขาให้ดียิ่งขึ้น

4.ความปลอดภัย
การรักษาความปลอดภัยผ่านไฟร์วอลล์และอุปกรณ์อื่น ๆ เพื่อป้องกันการแทรกแซงระบบข้อมูลของโรงเรียนนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ควรมีการใช้ระบบพื้นที่สื่อถ้ายังไม่มีการเข้าถึงอย่างปลอดภัยสำหรับนักเรียน (และผู้ปกครอง) ภายในเครือข่ายของโรงเรียน

รายการสรุปต่อไปนี้คือกรณีตัวอย่างของวิธีที่โรงเรียนใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อสื่อสาร (แบบมีการตอบโต้) บนพื้นที่สื่อ นี่เป็นตัวอย่างเพียงเล็กน้อยเท่านั้นและยังมีกรณีที่สามารถนำไปประยุกต์ได้อย่างไม่สิ้นสุด ขึ้นอยู่กับจินตนาการของครูและต้นทุนของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

• การตรวจสอบและติดตามการเข้าเรียนด้วยคอมพิวเตอร์
• โรงเรียน ‘ไร้เงินสด’ โดยใช้บัตรที่เก็บข้อมูลเพื่อให้ผู้ปกครองตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรมของนักเรียนได้
• การประชาสัมพันธ์ผ่านข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนกลางของโรงเรียน
• การประชุมเชิงปฎิบัติการร่วมกันระหว่างครู/ผู้ปกครอง/นักเรียนด้านการเรียนรู้ด้วยคอมพิวเตอร์
• หลักสูตรคอมพิวเตอร์ที่ได้รับการรับรองสำหรับสมาชิกทุกคนในชุมชนโรงเรียน
• ซอฟต์แวร์การนำเสนอโดยนักเรียน/ผู้ปกครอง
• โปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อให้ผู้ปกครองของเด็กที่มีความต้องการด้านการศึกษาพิเศษใช้โดยเฉพาะ
• ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ จำนวนมาก เพื่อทบทวนสิ่งที่สอนในโรงเรียนที่บ้าน
• ช่องทางการให้ข้อมูลอิสระ คำแนะนำ และการสนับสนุนสำหรับผู้ปกครอง ศูนย์การศึกษา และร้านค้า
• เว็บไซต์การศึกษาสำหรับผู้ปกครองและนักเรียนโดยเฉพาะ โดยมีแผ่นงานและกิจกรรมให้ดาวน์โหลดจำนวนมาก (โปรดดูภายในส่วนของปกหลัง)
• การมีส่วนร่วมในกิจกรรมและการโต้วาทีทางออนไลน์ของโรงเรียน

กรณีศึกษาที่ 3

คลิปวีดีโอความยาว 6 วินาทีถูกเผยแพร่จากโทรศัพท์มือถือเครื่องหนึ่งไปอีกเครื่องด้วยความเร็วอย่างกับไฟป่า จนกระทั่งนักเรียนส่วนใหญ่ของโรงเรียนรับรู้ นอกจากนี้คลิบยังถูกส่งไปยังผู้ปกครองบางท่าน และภายในชั่วโมงเดียวยังส่งไปถึงบรรณาธิการหนังสือพิมพ์อีกด้วย คลิปดังกล่าวถูกถ่ายโดยนักเรียนคนหนึ่งผ่านโทรศัพท์มือถือของเขา และได้บันทึกการต่อสู้ที่รุนแรงอย่างน่าตกใจในบริเวณโรงเรียน ในคลิปพบว่ามีเด็กผู้ชายคนหนึ่งทำการชกต่อยและเตะเด็กผู้ชายอีกคนบนพื้น ในขณะที่มีเด็กนักเรียนจำนวนมากล้อมพวกเขาอยู่และตะโกนว่า “เตะเลย” และ “เอามันเลย”

บรรณาธิการฯ ได้นำภาพออกมา 8 ภาพและตีพิมพ์ลงบนหน้าแรกของหนังสือพิมพ์ โดยพาดหัวข่าวว่า “เหตุการณ์สยองขวัญในโรงเรียน” ข่าวนี้นำไปสู่การเขียน ‘จดหมายถึงบรรณาธิการ’ ที่ดุเดือด ซึ่งส่วนมากเป็นการประณามโรงเรียนและมาตราฐานอัน ‘หละหลวม’ ของครู

ภายในระยะเวลาสองวัน มีครอบครัวที่นำลูกย้ายออกจากโรงเรียนเพื่อไปเรียนที่โรงเรียนใหม่จำนวน 8 ครอบครัว ผู้อำนวยการโรงเรียนถูกวิพากษ์วิจารณ์อย่างหนักเกี่ยวกับการจัดการเรื่องนี้ และได้รับการขู่ว่าจะถูกถอดออกจากตำแหน่ง
คุณจะทำอย่างไรเพื่อจัดการกับปัญหาการประชาสัมพันธ์ดังกล่าว

กรณีศึกษาที่ 4

เว็บไซต์ใหม่ได้กลายเป็นที่นิยมในหมู่นักเรียน เว็บไซต์นั้นมีชื่อว่า 'www.ratemyteachers.com' (ให้คะแนนครูดอทคอม) เว็บไซต์นี้สนับสนุนให้นักเรียนเขียนข้อความเกี่ยวกับครูของพวกเขาพร้อมกับให้คะแนนความพึงพอใจ เว็บไซต์นี้ได้รับความนิยมในประเทศสหรัฐฯ และประเทศอื่น ๆ โดยอนุญาตให้นักเรียนจากโรงเรียนใด ๆ ก็ตามให้คะแนน ตำหนิ หรือยกย่องครูโดยไม่ระบุชื่อ เว็บไซต์นี้เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางผ่านการสนทนา ระบบส่งข้อความ และบล็อกบนเว็บไซต์ส่วนตัว น่าเสียดายที่นักเรียนบางคนใช้โอกาสนี้เพื่อกลั่นแกล้งครูของพวกเขา เขาเขียนเรื่องแย่ ๆ เกี่ยวกับครู พร้อมกับให้คะแนนต่ำ ครูในโรงเรียนต้องการให้มีการจัดการเรื่องนี้

คุณมีจุดยืนในเรื่องนี้อย่างไร?

การสื่อสารแบบสด

หลังจากได้กล่าวถึงการสื่อสารในพื้นที่สื่อและการใช้ระบบสารสนเทศแล้ว จำเป็นที่เราต้องพูดถึงการสื่อสาร ‘แบบสด’ ในโรงเรียน คงเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสมหากการสื่อสารทั้งหมดผ่านระบบสารสนเทศ คุณมีจุดยืนในเรื่องนี้อย่างไร?

การประชุม

บุคลากรมักคิดว่าการประชุมนั้นน่าหงุดหงิดและไม่เกิดประโยชน์ ซึ่งเกิดจากความคาดหวังไม่ตรงกันและความไม่เข้าใจซึ่งกันและกัน (โปรดดู คู่มือการประชุม ประกอบ) การประชุมแบบสด หรือการประชุมแบบประจันหน้า จะสัมฤทธิ์ผลมากขึ้นก็ต่อเมื่อ

มีเวลาเพียงพอที่จะทำให้เกิดการสนทนาจริง การประชุมเกิดขึ้นภายในกรอบที่ชัดเจน การประชุมตั้งอยู่บนรากฐานจากหลักฐานของความก้าวหน้า พฤติกรรม และความสำเร็จของนักเรียน

ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดออกจากที่ประชุมโดยมีการตกลงเป้าหมายร่วมว่าอย่างไร สิ่งที่คาดว่าต้องทำคืออะไร และจะมีการทบทวนสถานการณ์ร่วมกันในครั้งต่อไปเมื่อใด

แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการประชุมระหว่างครูและผู้ปกครอง

ผู้นำโรงเรียนไม่ค่อยได้ทบทวนกระบวนการประชุมระหว่างครูและผู้ปกครอง อีกทั้งสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมเหล่านี้มักถูกมองข้ามและไม่ได้รับการติดตามแต่อย่างใด ในบางครั้ง อาจต้องมีการริเริ่มเชิงกลยุทธ์โดยการจัด ‘การฝึกอบรม’ หรือการพัฒนาวิชาชีพสำหรับครูในการจัดประชุมกับผู้ปกครองอย่างมีประสิทธิผล

การได้ยินข้อมูลส่งผลต่อวิธีที่ตอบสนองต่อข้อมูล เมื่อพูดคุยเรื่องข้อมูลที่บีบคั้นอารมณ์กับผู้ปกครอง ครูต้องคำนึงถึงคำพูดก่อนที่จะพูดออกมา จะต้องใช้คำไหนและผู้ปกครองจะรับรู้สิ่งที่พูดอย่างไร ในบางครั้ง ครูอาจต้องขอให้เพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจ (ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้างานหรือครูร่วมสอน) ช่วยฟังในสิ่งที่เขาวางแผนจะพูด นอกจากพวกเขาจะฟังคำที่ใช้แล้ว เขายังได้ยินข้อความที่ถ่ายทอดออกไปด้วย ถ้อยคำแสดงความห่วงใยนั้นฟังดูเหมือนการร้องเรียนหรือไม่ ผู้ปกครองจะคิดว่าความคิดเห็นของครูเป็นคำวิพากวิจารณ์ต่อพวกเขาหรือลูกของเขาหรือไม่ ดูเหมือนว่าคำพูดนั้นเป็นการโทษผู้ปกครองหรือไม่

ความคลุมเครือของสิ่งที่ครู หรือผู้นำโรงเรียน ต้องการจะถ่ายทอดออกมาอาจสร้างปัญหาได้มากกว่าปัจจัยอื่น ๆ ก็ว่าได้ ผู้ปกครองมักจะได้ยินสิ่งที่เราพูดเมื่อเรามีความชัดเจนในประเด็นที่เราต้องการจะพูดและวิธีที่เราพูดออกมา ไม่เช่นนั้น เราอาจส่งสารที่ขัดแย้งและสร้างความสับสนมากยิ่งขึ้น ตราบใดที่มีการสื่อสารที่ชัดเจน เปิดกว้าง และมีความเห็นอกเห็นใจ เมื่อนั้นทุกคนจะได้รับประโยชน์

กรณีศึกษาที่ 5

อภิปรายตัวอย่างของความคิดเห็นผู้ปกครองที่เกี่ยวกับการประชุมผู้ปกครอง ดังต่อไปนี้

• ฉันไปทุกครั้ง และครูก็ได้แต่พูดว่า “เป็นเด็กดีค่ะ เด็กดี” เรารอ 45 นาทีเพื่อพบครูหัวหน้าระดับชั้น และเขาก็แค่พูดว่า “ครับ เค้าเป็นเด็กดีครับ”
• ฉันพูดกับลูกสาวของฉันว่า ฉันต้องเข้าไปคุยกับใครสักคนเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพราะว่าฉันกังวลมาก และเธอก็คลั่งขึ้นทันที เพราะการที่ฉันเข้าไปและทำการนัดพิเศษถือเป็นการทำให้เป็นเรื่องใหญ่

แผนการสื่อสารในแผนก

1.ในการเผชิญหน้าสถานการณ์ในแต่ละครั้ง ให้ถามคำถามสำคัญ 5 คำถาม ดังต่อไปนี้

·  คุณต้องการสื่อสารข้อมูลอะไร

·  เหตุใดคุณต้องการสื่อสารข้อมูล

·  ใครเป็นผู้รับข้อมูล

·  ควรสื่อสารข้อมูลอย่างไร

·  ควรสื่อสารข้อมูลเมื่อใด 

2.ในการพัฒนาแผนการสื่อสารในแผนกในแต่ละครั้ง ให้ถามคำถาม 6 คำถาม ดังต่อไปนี้

· ใครคือผู้ฟังของฉัน

· สาระสำคัญของฉันคืออะไร

· กลยุทธ์/สื่อใดที่จะใช้ได้ผล

· ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

· ลำดับการณ์เป็นอย่างไร

· ฉันจะวัดความสำเร็จได้อย่างไร
(The National Association of Head Teachers, 2007) 

บทสรุป

เป็นที่ยอมรับว่าการสื่อสารที่ดีในโรงเรียนนั้นสำคัญ แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่ทำได้ง่ายเสมอไป กลยุทธ์การสื่อสาร ซึ่งมีการออกแบบให้เหมาะสมกับบริบทของโรงเรียน จะเปิดทางสู่ความเป็นไปได้ใหม่ ๆ สำหรับการเสริมสร้างความสัมพันธ์ในโรงเรียนและที่บ้าน หากทุกคนในบ้าน รวมถึงบิดา มารดา ผู้ดูแล และครอบครัว รู้สึกว่าพวกเขาและโรงเรียนอยู่ฝ่ายเดียวกัน อาจส่งผลดีต่อทั้งโรงเรียนและครอบครัว โดยสามารถลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่มีค่าสำหรับนักเรียน และยังนำไปสู่การพัฒนาผลลัพธ์การเรียนรู้และความเจริญงอกงามของนักเรียนได้อีกด้วย 

รายการอ้างอิง

·      Clampitt, P. G., DeKoch, R. J., & Cashman, T. (2000). A strategy for communicating about uncertainty. Academy of Management Executive, 14(4), 41‐57.

·      Gomez L., Fishman, B., & Polman, J. (1994). Media spaces and their application in K-12 and college learning communities. In Conference CompanionoCHI’940 Boston, Massachusetts, USA, April 8.

·      The National Association of Head Teachers. (2007). The quick-reference handbook for school leaders. London: Paul Chapman.

ที่มา ; Thailandleadership

 แสดงความคิดเห็น

ชื่อ

ข้อความ

ยกเลิก ตกลง