ทักษะสำคัญของผู้นำทางวิชาการ ; การนำเสนอที่มีประสิทธิผล
บทนำ
เป้าหมายของบทนี้คือการให้แนวทางการนำเสนอความคิดของท่านผ่านการนำเสนอที่มีประสิทธิผล เป้าหมายของการนำเสนอ ประกอบด้วย
- การให้ข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับงานของท่าน
- การแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบข้อมูลปัจจุบัน
- การแจ้งผู้ที่สนใจทราบเกี่ยวกับงานขององค์การ
- การสร้างการมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหา
- การได้รับการสนับสนุนหรือการยอมรับแนวคิดของท่าน
การนำเสนอ
การนำเสนออาจมีลักษณะแบบเป็นทางการ ซึ่งมีโครงสร้างที่ชัดเจน หรือแบบไม่เป็นทางการก็ได้ ตัวอย่างเช่น เราอาจจะอธิบายให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจถึงเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงตารางงาน หรือแม้แต่สถานการณ์ในครอบครัว ที่เราอาจต้องการเสนอความคิดว่าจะไปพักผ่อนที่ใดในวันหยุดยาวที่กำลังจะมาถึง
การนำเสนอไม่ใช่การพูดคุยทั่วไป เนื่องจากการนำเสนอมีจุดมุ่งหมาย และเราพยายามที่จะได้บางสิ่งจากการนำเสนอนั้น จุดมุ่งหมายอาจเป็นแค่เพียงการสร้างความเข้าใจกับอีกบุคคลหนึ่ง หรือจะมีความซับซ้อนมากกว่านั้น เช่น การพยายามให้บุคคลอื่นยอมรับข้อตกลง จะเห็นว่าการนำเสนอมีขึ้นเพื่อให้เราบรรลุเป้าหมายบางอย่าง
การนำเสนออย่างเป็นทางการอาจจะสร้างความวิตกกังวลให้ท่านอย่างมาก เมื่อท่านเดินขึ้นไปบนเวทีและทุกสายตาต่างจับจ้องมาที่ท่าน ถึงแม้ว่าข้อเสนอและการเตรียมข้อมูลของท่านจะเข้าท่าหรือเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน แต่หากท่านนำเสนอได้ไม่ดี ท่านอาจจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ยกตัวอย่างเช่น ท่านอาจมีแนวคิดในการปรับปรุงวิธีการทำงานที่จะทำให้เพื่อนร่วมงานทำงานสำเร็จได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เนื่องจากท่านขาดทักษะในการนำเสนอ จึงทำให้เพื่อนร่วมงานสับสน ไม่เข้าใจ และนำไปสู่การไม่ยอมรับในแนวคิดของท่าน ดังนั้น เนื้อหาของการนำเสนอที่ดีอาจไม่ใช่คำตอบของทุกอย่าง ท่านจำเป็นที่จะต้องพัฒนาทักษะการนำเสนอหากท่านต้องการให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจน หรือในหลายโอกาสที่ต้องการน้าวใจให้คนยอมรับ ทักษะเหล่านี้สามารถเรียนรู้ได้ ท่านสามารถเรียนรู้วิธีให้การดึงความสนใจ วิธีการเรียบเรียงความคิดของท่าน วิธีการเน้นย้ำข้อมูลที่สำคัญ จนถึงวิธีการสื่อสารในการนำเสนอ กระบวนการนำเสนอจึงถือเป็นประสบการณ์ที่มีคุณค่าอย่างมากสำหรับการพัฒนาตนเอง
การเตรียมการ
ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในการนำเสนอตระหนักถึงความจำเป็นของการมีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี พวกเขามักจะแสดงความมั่นใจออกมา พวกเขายังชอบที่จะได้ตอบข้อซักถามจากผู้ฟัง เพราะมันเป็นโอกาสที่จะแสดงออกถึงความเข้าใจในเรื่องดังกล่าว และช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น พวกเขาสามารถรับฟังมุมมองของผู้อื่น และสามารถเปรียบเทียบและแสดงความแตกต่างระหว่างมุมมองของตนกับของผู้อื่นได้ พวกเขาทำการบ้านและเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี ท่านเคยพบกับคนที่มีลักษณะที่กล่าวมาหรือไม่ ถ้าท่านเคย ท่านน่าจะมีความเชื่อมั่นในสิ่งที่พวกเขานำเสนอ ใช่หรือไม่
โดยอุดมคติแล้ว ทุกการนำเสนอที่ท่านทำควรจะแสดงให้เห็นว่า ท่านมีการเตรียมตัวและมีความรู้ในหัวข้อนั้นมาเป็นอย่างดี โดยทำสิ่งต่อไปนี้
- การเตรียมตัวอย่างพิถีพิถัน
- การหาความรู้ที่เกี่ยวข้อง
- การตั้งคำถามว่า การนำเสนอเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความเข้าใจให้กับผู้รับสารหรือไม่
- การถามตนเองว่า ท่านเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดที่จะรับหน้าที่ในการนำเสนอหรือไม่
- การถามตนเองว่า ผู้ฟังจะได้รับประโยชน์จากเวลาที่พวกเขาต้องใช้ไปกับการนำเสนอหรือไม่
สำหรับการนำเสนอที่มีความเป็นทางการ อาจต้องใช้เวลากันในการเตรียมการมากยิ่งขึ้น และเกี่ยวข้องกับการพิจารณาประเด็นต่าง ๆ ซึ่งท่านอาจจำเป็นจะต้องถามคำถาม อาทิเช่น
- เป้าหมายของการนำเสนอคืออะไร?
- จะต้องมีเนื้อหาอะไรบ้าง?
- จะนำเสนออย่างไร?
- ผู้เข้าฟังเป็นใคร?
- การนำเสนอจะจัดขึ้นที่ใด?
- มีเวลาในการนำเสนอเท่าไร?
เป้าหมาย
ในลำดับแรก ท่านต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของท่าน ว่าเป็นการขายความคิดบางอย่างกับคณะทำงาน หรือแค่จะแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ โดยทั่วไปเป้าหมายของการนำเสนอจะแบ่งเป็น 2 ประเภทคือ เพื่อแจ้งให้ทราบหรือเพื่อชักจูง เป้าหมายจะมีผลอย่างมากต่อการนำเสนอ
ถ้าเป้าหมายคือการแจ้งให้ทราบ การสื่อสารข้อมูลจะต้องจัดกระทำอย่างชัดเจนตรงประเด็นและด้วยความเข้าใจในสารเป็นอย่างดี ท่านอาจจะสามารถตรวจสอบว่าท่านประสบความสำเร็จในการนำเสนอหรือไม่ โดยการจัดให้มีการอภิปรายและใช้การถามคำถามในการตรวจสอบระดับของความเข้าใจของผู้รับสาร ในกรณีที่เป้าหมายคือการชักจูงใจ ท่านจะต้องวางกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อทดสอบว่าท่านได้รับพันธสัญญาที่ต้องการหรือไม่ ยกตัวอย่างเช่น ท่านอาจถามอย่างตรงไปตรงมาว่า อีกฝ่ายเห็นด้วยหรือมีพันธสัญญาอยู่ในระดับใด
- ชัดเจนกับเป้าหมาย
- กำหนดวัตถุประสงค์
- ระบุผลลัพพธ์ที่พึงประสงค์ในลักษณะของการถ้อยแถลง
เนื้อหา
เป็นการคำนึงถึงเนื้อหาที่จะนำเสนอว่า มีความเหมาะสมและตรงใจกับสิ่งที่ผู้ฟังต้องการรับฟังหรือไม่ รวมทั้งเป็นการคำนึงถึงวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการนำเสนอเนื้อหานั้น ท่านจะต้องพยายามคัดสรรและเลือกเนื้อหาที่เกี่ยวข้องอย่างตรงประเด็น
เนื้อหาจะมีความเกี่ยวข้องอย่างมากกับเป้าหมาย เนื้อหาในการนำของท่านจะถูกสกัดมาจากความเข้าใจในเป้าหมายของท่าน ถึงกระนั้นท่านก็อาจเลือกเนื้อหาที่ผิดพลาดได้ โดยท่านอาจเน้นประเด็นที่ท่านสนใจมากกว่าประเด็นที่ผู้ฟังสนใจ ท่านจึงควรให้ความสำคัญกับความคาดหวังของผู้ฟัง ว่าเนื้อหาในการนำเสนอเกี่ยวข้องกับประเด็นที่ผู้ฟังให้ความสนใจหรือกังวลอยู่หรือไม่ แนวคิดในการนำเสนอที่ดีเกิดขึ้นได้จากการใช้ประโยชน์จากข้อกังวลต่าง ๆ ของผู้ฟังนั่นเอง
ถึงแม้ว่าเป้าหมายของท่านจะเป็นเรื่องที่สำคัญ แต่ท่านควรระลึกอยู่เสมอว่าการนำเสนอจัดขึ้นเพื่อประโยชน์ของเหล่าผู้ฟัง ท่านจะต้องช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจในเนื้อหาและให้อะไรบางอย่างที่มีคุณค่าในบริบทของพวกเขา
สรุปประเด็นสำคัญ
- เลือกเนื้อหาที่ตรงประเด็น
- คำนึงถึงสิ่งที่ผู้ฟังต้องการได้ยิน
- คัดสรรอย่างพิถีพิถัน
- มุ่งไปเรื่องที่อยู่ในความสนใจของผู้ฟัง
- เขียนบรรยายผลลัพธ์ที่คาดหวังต่อผู้ฟังหลังการนำเสนอ (audience outcome statements) เช่น สิ่งที่ผู้ฟังต้องรู้ พูด หรือกระทำ ซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำเสนอ
การเรียบเรียง
- สถานที่
คำนึงถึงสถานที่ที่จะใช้ในการจัดการนำเสนอ ถ้าท่านเลือกได้ ท่านควรเลือกสถานที่ที่มีสภาพแวดล้อมที่เอื้อและสนับสนุน ยกตัวอย่างเช่น หากท่านต้องการจะได้รับการสนับสนุนความคิดของท่านจากเพื่อนร่วมงาน ท่านอาจจะเลือกนัดพบที่ร้านกาแฟที่บรรยากาศดี นั่งสบาย ๆ มากกว่าจะใช้มุมใดมุมหนึ่งในที่ทำงานที่อาจมีเสียงดังรบกวน ถ้าท่านเลือกสถานที่ไม่ได้ ท่านอาจจะจัดโต๊ะเก้าอี้ใหม่ เพื่อสร้างบรรยากาศให้ดูสบายและทำให้ผู้ฟังเห็นและได้ยินท่านชัดเจนมากยิ่งขึ้น
- ถ้าเป็นไปได้ เลือกสภาพแว้ดล้อมที่เจริญตาเจริญใจ
- หลีกเลี่ยงสถานที่ที่มีเสียงดัง
- แน่ใจว่าจะไม่ถูกรบกวน
- การจัดวางที่นั่ง
การจัดวางที่นั่งในการนำเสนอมีผลอย่างมากต่อการสื่อสาร จึงเป็นเรื่องที่ควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ ถ้าท่านต้องการนำเสนอแบบเป็นทางการที่อาจไม่มีการปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟังมากนัก ท่านอาจจะใข้การจัดวางที่นั่งแบบแถวตรง หรือถ้าจำนวนผู้ฟังไม่มากนัก อาจจัดวางที่นั่งแบบรูปเกือกม้าหรือตัวยู เพื่อเอื้อต่อการพูดคุยแลกเปลี่ยนมากขึ้น โดยผู้นำเสนอนั่งเป็นจุดศูนย์กลางอยู่ แต่การจัดวางที่นั่งที่เอื้อต่อการพูดคุยแลกเปลี่ยนมากที่สุด คือรูปแบบวงกลม โดยผู้นำเสนอนั่งอยู่ในวงร่วมกับผู้ฟัง รูปแบบนี้ก่อให้เกิดความรู้สึกใกล้ชิดมากขึ้น แต่อาจไม่เหมาะสมหากมีการใช้ทัศนูปกรณ์
- การจัดวางที่นั่งเป็นเรื่องสำคัญ
- การจัดวางที่นั่งแบบวงกลมเอื้อต่อการแลกเปลี่ยนสนทนา
เวลา
ควรวางแผนการใช้เวลาอย่างรอบคอบ ส่วนที่ควรต้องใช้เวลามากที่สุดคือ เนื้อหาหลักของการนำเสนอ ส่วนบทนำและการสรุปควรใช้เวลาไม่มากนัก หากท่านมีเวลาการนำเสนอทั้งหมดประมาณ 20 นาที ท่านอาจใช้เวลาสัก 2 นาทีสำหรับบทนำ 15 นาทีสำหรับเนื้อหาหลัก และ 3 นาทีสำหรับการสรุป
- แบ่งเวลาให้กับเนื้อหาหลักให้มากที่สุด
- เผื่อเวลาสำหรับการสรุป
- ระบุเวลาที่จะใช้ในแต่ละช่วงในสมุดบันทึก
- ใช้นาฬิกาข้อมือเพื่อดูเวลา
คุณสมบัติที่สำคัญ
การนำเสนอให้บรรลุผลขึ้นอยู่กับคุณสมบัติที่สำคัญหลายประการ ซึ่งบางเรื่องดูเหมือนจะเป็นเรื่องทั่ว ๆ ไป แต่อาจเป็นเรื่องที่ท่านอาจจะหลงลืมเมื่อท่านเริ่มพูด
- ความน่าสนใจ
ความน่าสนใจของการนำเสนอถือเป็นความรับผิดชอบของผู้นำเสนอแต่ผู้เดียว ท่านอาจใช้กลยุทธ์สร้างความน่าสนใจด้วยการใช้อารมณ์ขันหรือเล่าเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย ยิ่งท่านสามารถนำเสนอได้ตรงกับความต้องการ ความคาดหวัง และประสบกาณณ์ของผู้ฟังได้มากเท่าไร ก็จะดึงความสนใจของผู้ฟังได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น ท่านจึงควรจดบันทึกสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ฟังเพื่อเพิ่มความน่าใจในตัวของท่าน ยกตัวอย่างเช่น ท่านอาจจะนำเสนอแนวการทำงานที่ขาดประสิทธิภาพของพวกเขา และนำเสนอวิธีในการทำงานของท่านที่จะให้ผลงานที่ดีและน่าพึงพอใจมากยิ่งขึ้น
- ตรงประเด็น
การนำเสนอต้องมีความชัดเจนและตรงประเด็น ในบางครั้งท่านอาจพบว่า การนำเสนอสามารถถูกจูงออกนอกลู่นอกทางได้อย่างง่ายดาย โดยเฉพาะเมื่อมีการถามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องกับประเด็นในการนำเสนอ ท่านจึงควรระมัดระวังไม่ให้เหตุการณ์เหล่านี้กระทบต่อความเข้าใจและการจดจำเนื้อหาที่สำคัญของผู้ฟัง
- คำนึงถึงความเข้าใจของผู้ฟัง
การนำเสนอเนื้อหาต้องมีความชัดเจน พยายามใช้คำสั้น ๆ และหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ทางวิชาการที่เข้าใจยาก การเลือกใช้คำจึงต้องคำนึงถึงระดับความเข้าใจของผู้ฟัง
- ใส่ข้อมูลเท่าที่จำเป็น
ท่านควรให้ความสำคัญกับเวลาที่ใช้จริงในทางปฏิบัติ อย่าใส่เนื้อหาที่มากเกินไปภายในเวลาที่จำกัด เนื่องจากผู้ฟังอาจจะจำอะไรไม่ได้เลย โดยทั่วไปแล้ว การใส่เนื้อหาน้อยจะดีกว่าการใส่เนื้อหามากเกินไป เนื่องจากผู้ฟังจะสามารถจำสิ่งที่ท่านนำเสนอได้ ในขณะที่พวกเขาจะยินดีที่การนำเสนอจบเร็วกว่าที่วางแผนไว้! ประสบการณ์ที่ผ่านมามักพบว่า แม้ท่านจะย่อเนื้อหาแล้ว ท่านก็อาจจะไม่ได้นำเสนอเสร็จก่อนเวลาด้วย
- ทำให้การนำเสนอน่าสนใจ
- ทำให้ตรงประเด็น
- นำเสนอเนื้อหาอย่างเรียบง่ายและชัดเจน
- เลือกเฉพาะเนื้อหาและข้อมูลสำคัญ
การเตรียมความพร้อมสำหรับการนำเสนอ
ในการเตรียมเนื้อหาสำหรับการนำเสนอของท่าน ท่านจำเป็นต้องคำนึงถึงบทพูด (prompts) ที่จะใช้ระหว่างการนำเสนอ ท่านไม่ควรเขียนบทพูดแบบทุกคำพูด หากท่านทำเช่นนั้น ท่านก็อาจจะลืมบทพูดเมื่อท่านมองไปที่ผู้ฟัง หรือร้ายยิ่งกว่านั้น ท่านอาจจะดูเหมือนกำลังอ่านบทอยู่ ฉันจะจำบทพูดได้เกือบสมบูรณ์หากท่านทำการซ้อมหลาย ๆ ครั้ง
สิ่งที่ควรทำมากที่สุดคือ การใช้คำหรือสำนวนเป็นเสมือนหัวเรื่อง ฉันอาจจะใช้คำหรือสำนวนเหล่านี้ในโปรแกรมนำเสนอ เช่น PowerPoint หรือใช้บัตรบันทึก (Cue Cards) ซึ่งเป็นวิธีดั้งเดิมก็ได้ หรือท่านอาจใช้ทั้งสองรูปแบบ ซึ่งเป็นแนวทางที่ดีที่สุด เนื่องจากท่านสามารถจดบันทึกสิ่งที่ท่านไม่ต้องการให้ผู้ฟังได้เห็นไว้ในบัตรบันทึก ยกตัวอย่างเช่น ท่านอาจต้องการระบุตำแหน่งที่ท่านจะเล่าเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่สนุกสนาน หรือตำแหน่งที่ท่านต้องการแสดงความโปร่งใส
- ใช้คำและสำนวนเป็นหัวข้อ
- ใช้บัตรคำ และ/หรือทัศนูปกรณ์เพื่อบอกบท
- ซักซ้อมการนำเสนอของท่านกับเพื่อน
การวางโครงของการนำเสนอ
โครงสร้างของการนำเสนอมีความสำคัญยิ่งต่อความเข้าใจในเนื้อหา
โครงสร้างที่ดีจะสร้างผลกระทบที่มากที่สุดในเวลาที่จำกัดที่สุด
โครงสร้างยังช่วยให้ผู้ฟังของท่านติดตามเนื้อหาเรื่องราวที่ท่านนำเสนอได้ทันและได้รับสารที่วางไว้อย่างชัดเจน
โครงสร้างของการนำเสนอที่ดียังช่วยให้การเรียบเรียงความคิดมีความชัดเจนอีกด้วย
โครงสร้างของการนำเสนอมีความสำคัญยิ่งต่อความเข้าใจในเนื้อหา
โครงสร้างที่ดีจะสร้างผลกระทบที่มากที่สุดในเวลาที่จำกัดที่สุด
โครงสร้างยังช่วยให้ผู้ฟังของท่านติดตามเนื้อหาเรื่องราวที่ท่านนำเสนอได้ทันและได้รับสารที่วางไว้อย่างชัดเจน
โครงสร้างของการนำเสนอที่ดียังช่วยให้การเรียบเรียงความคิดมีความชัดเจนอีกด้วย
การนำสู่เนื้อหา (The Introduction)
การพูดเข้าสู่เนื้อหาสักเล็กน้อยควรเป็นสิ่งที่ท่านทำเป็นอันดับแรก บทนำอาจเป็นการพูดต้อนรับหรือการแสดงความขอบคุณในกรณีที่ผู้ฟังของท่านเข้าฟังด้วยความสมัครใจ หากท่านไม่คุ้นเคยกับผู้ฟัง ท่านอาจแนะนำตนเอง และหากการนำเสนอใช้เวลาค่อนข้างยาว ท่านอาจจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตัวท่านที่เกี่ยวข้องการเรื่องที่จะนำเสนอ เพื่อเพิ่มความเชื่อมั่นในให้กับผู้ฟัง
- แนะนำตนเองพอสังเขป
- หลีกเลี่ยงการขอโทษและการพูดนอกเรื่องที่ไม่มีสาระ
- ใช้การเปิดเรื่องที่เตรียมการมาเพื่อนำเข้าสู่เนื้อความเกี่ยวกับวัตถุประสงค์
- สร้างความมั่นใจให้กับผู้ฟังว่าการเข้าฟังการนำเสนอครั้งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขา
- ร่างสิ่งที่ท่านต้องการจะพูดและกำหนดไว้ในกรอบความคิด
- แจ้งให้ทราบว่าผู้ฟังสามารถถามคำถามได้
เนื้อหาหลัก (The Main Body)
เนื้อหาหลักคือส่วนที่ท่านจะนำเสนอประเด็นสำคัญที่ควรเรียบเรียงอย่างเป็นเหตุเป็นผลและเรียบง่ายที่สุด โดยทั่วไประดับความสนใจของผู้ฟังในเนื้อหาส่วนนี้จะอยู่ในช่วงที่ต่ำที่สุด ดังนั้นท่านจึงควรทำให้การนำเสนอส่วนนี้ง่ายต่อการที่ผู้ฟังจะจำในสิ่งที่ท่านพูดได้ ด้วยการใช้หัวข้อย่อยในการช่วยจัดกลุ่มความคิดให้กับผู้ฟัง ซึ่งเป็นแนวทางเดียวกันกับการเขียนรายงาน
หากท่านต้องการให้ผู้ฟังฟังเนื้อหาที่สำคัญได้ ท่านไม่ควรจะใส่เนื้อหามากจนเกินไป การกล่าวซ้าเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยได้ ในบางครั้งท่านอาจจะกำหนดหัวข้อย่อยเพียงไม่กี่ห้วข้อ แต่ท่านสามารถเพิ่มการเสริมแรงได้ด้วยการใช้วิธีการอธิบายที่แตกต่างกัน
ยกตัวอย่างเช่น ท่านอาจใช้การถอดความ (paraphrase) ด้วยการยกตัวอย่างหรือหลักฐานสนับสนุนที่แตกต่างกัน หรือการอ้างอิงจากหลากหลายแหล่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อท่านต้องการโน้มน้าวให้ผู้ฟังคล้อยตามเกี่ยวกับเรื่องหนึ่ง ท่านอาจจะต้องหลักฐานสนับสนุนที่มีความเป็นกลางเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ฟังเกิดความเคลือบแคลงสงสัยในเจตนาของท่าน
- นำเสนอประเด็นสำคัญอย่างมีเหตุมีผลและเรียบง่าย
- เสริมแรงด้วยการกล่าวซ้ำ
- เรียบเรียงข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อให้สร้างผลกระทบสูงสุด
- ใช้โครงสร้างที่เหมาะสมกับชนิดของข้อมูล
- แสดงความเชื่อมโยงของความคิด
- ทำให้ช่วงถามคำถามเป็นช่วงที่สำคัญของการนำเสนอ
การสรุป (The Conclusion)
การสรุปไม่ใช่เพียงแค่การเติมบางอย่างเข้าไปในช่วงท้ายของการนำเสนอเพื่อให้จบได้สวยงาม การสรุปถือเป็นช่วงที่สำคัญยิ่ง เนื่องจากเนื้อหาในส่วนนี้มักจะเป็นสิ่งที่ผู้ฟังจดจำได้มากกว่าเนื้อหาหลัก
จงระลึกว่า ผู้ฟังมักจะจดจำประโยคต้นและประโยคสุดท้ายได้ดีที่สุด ดังนั้นการสรุปจึงเป็นโอกาสที่ท่านจะกล่าวซ้ำและเน้นย้ำในส่วนที่สำคัญ การสรุปยังทำให้ท่านนำเสนอภาพรวมที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้ฟังเกิดความเข้าใจสิ่งที่ได้นำเสนอไปแล้วได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น
การสรุปยังถือเป็นโอกาสที่ท่านจะทำให้ผู้ฟังออกจากการนำเสนอไปด้วยความรู้สึกเชิงบวก ดังนั้นท่านจึงควรเตรียมการพูดประโยคทิ้งท้าย ที่จะสร้างผลกระทบเชิงบวกและทำให้ผู้ฟังจดจำประเด็นสำคัญติดตัวไปด้วย
- วางแผนการพูดประโยคทิ้งท้าย
- กล่าวซ้ำและเน้นย้ำประเด็นสำคัญ
- เชื่อมโยงประเด็นสำคัญกับผลลัพธ์ที่คาดหวัง
- นำเสนอภาพรวมในการสรุป
ข้อสรุปด้านการพูด
- ทำตัวเป็นธรรมชาติ
- ปฏิบัติตนอย่างมืออาชีพ
การสร้างอารมณ์ร่วม (Set the Tone)
- สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ฟังตั้งแต่ต้น
- ปฏิบัติตัวอย่างเป็นกันเอง
- ยิ้มและมองที่ผู้ฟัง
การคงความสนใจ (Maintaining interest)
- พูดถึงสิ่งที่ผู้ฟังคุ้นเคย
- เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องและน่าสนใจไว้ล่วงหน้า
การรู้จักผู้ฟัง (Knowing your audience)
- ในกลุ่มเล็ก กล่าวถึงผู้ฟังด้วยการเรียกชื่อ
- ในกลุ่มที่ใหญ่ขึ้น กล่าวถึงชื่อของผู้ที่ถามคำถาม
อารมณ์ขัน (Humor)
- ใช้อารมณ์ขันอย่างเหมาะสม
- ใช้มุกตลกที่ไม่ก้าวร้าวหรือหยาบคาย
- หลีกเลี่ยงเรื่องตลกที่เข้าใจกันเองในกลุ่ม
การแต่งกาย (Dress)
- ชุดแต่งกายที่เหมาะกับโอกาส
- หลีกเลี่ยงการแต่งกายที่มีสไตล์หรือสีที่ทำให้ผู้ฟังวอกแวก
การหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน (Avoiding Distractions)
- หลีกเลี่ยงการกระทำใดที่จะทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิ
- ใช้การเคลื่อนไหวเพื่อเน้นย้ำประเด็นสำคัญ
การหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ (Avoiding Interruptions)
- จัดการเพื่อหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะที่ไม่จำเป็น
- หยุดการนำเสนอชั่วครู่เมื่อมีคนเข้าสาย และหลีกเลี่ยงการทำให้เกิดความอับอาย
- รับมือกับผู้ฟังที่ต้องการการพูดคุยเป็นการส่วนตัวอย่างมีไหวพริบ
- ขอให้ผู้ฟังปิดโทรศัพท์มือถือ
การมองผู้ฟัง (Look at the Audience)
- มองผู้ฟังให้ทั่วถึง
- แสดงความกระตือรือร้นในการนำเสนอ ถึงแม้ว่าผู้ฟังอาจจะไม่แสดงสีหน้าหรือท่าทางที่สนับสนุน
- คอยสังเกตความรำคาญหรือเบื่อหน่ายของผู้ฟัง
การใช้เสียง (Using Your Voice)
- ปรับความเร็วในการพูดแต่ละช่วง
- ปรับน้ำเสียงแต่ละช่วง แต่ยังรักษาความเป็นธรรมชาติ
- พูดเสียงดังฟังชัด แต่ปรับความดังให้เหมาะสมในแต่ละช่วง
การใช้คำ (Words)
- ค่อย ๆ ลดการใช้คำที่ไม่สื่อความหมายในการพูด
- ใช้คำที่ทำให้การฟังง่ายยิ่งขึ้น
ท่าทาง (Gesture)
- ใช้ท่าทางที่เป็นธรรมชาติและสนับสนุนการพูดของท่าน
ตำแหน่งของผู้นำเสนอ (Presenter’s Positions)
- หลีกเลี่ยงการยืนหลังเฟอร์นิเจอร์
ประเภทผู้นำเสนอ
เราจะสามารถจัดกลุ่มผู้นำเสนอได้เป็นประเภทต่าง ๆ ดังนี้
- “ขอโทษด้วยค่ะ ที่อาจจะทำให้ผู้ฟังเสียเวลา” ผู้นำเสนอแสดงความขอโทษเนื่องจากการขาดความรู้ในเรื่องที่นำเสนอ และสัญญาว่าจะพยายามที่จะทำให้ผู้ฟังเสียเวลาน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
- “ผมรู้สึกประหม่ามาก และไม่สนุกกับการนำเสนอเลย อย่าว่ากันนะครับ” การแสดงออกถึงการไม่สนุกกับการนำเสนอ เป็นเหมือนการรับประกันว่า ผู้ฟังก็จะไม่เพลิดเพลินกับการนำเสนอเช่นกัน ผู้นำเสนอประเภทนี้เป็นเหมือนคนที่เวลาไม่ชอบอะไร ก็ต้องบอกให้ผู้อื่นทราบ
- “ดิฉันรู้สึกมีพลังเปี่ยมล้น และวันนี้ดิฉันจะปล่อยมันออกมาตลอดการนำเสนอในครั้งนี้ค่ะ” ผู้นำเสนอประเภทนี้จะพูดเยอะและพูดเร็วเกินไป ทำให้เขาขาดความไวในการรับรู้สัญญาณจากผู้ฟัง
- “ผมชอบการเต้นรำครับ” ผู้นำเสนอประเภทนี้จะมีลักษณะเหมือนคนที่พยายามเต้นรำไปด้วยและพูดอย่างชาญฉลาดไปด้วย เขาจะเดินมาข้างหน้าสองก้าว ย่อเข่า ถอยหลังสองก้าว แล้วย่อเข่าอีกครั้ง ผู้ฟังมักจะถูกสะกดไปกับการเคลื่อนไหวจนลืมไปว่าเขากำลังนำเสนออะไรอยู่
- “ผมน่าจะไปเป็นดาราหนังนะ” ผู้นำเสนอประเภทนี้แต่งกาย พูดจา เคลื่อนไหว และดูเหมือนกับดาราหนัง เขามักจะใช้มือเสยผมไปข้างหลังในขณะพูด เขาอาจจะดูดีแต่ขาดความเป็นธรรมชาติ ซึ่งทำให้ผู้ฟังไม่ได้ตั้งใจฟังสิ่งที่เขานำเสนอ
- “ดิฉันมีเรื่องเล่าเยอะมาก ไม่รู้จะเริ่มตรงไหนก่อนดี” ผู้นำเสนอประเภทนี้มีข้อมูลที่สำคัญในหัวมากมาย จนเขาไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะเริ่มตรงไหนดี ที่จดบันทึกและสไลด์นำเสนอของเขามักจะสับสน เนื่องจากขาดการเตรียมตัวที่ดี ถึงแม้จะไม่มีใครโต้แย้งในความรู้ของเขา แต่เขาแทบจะไม่สามารถถ่ายทอดความรู้ให้กับผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิผล
การใช้ทัศนูปกรณ์
ทัศนูปกรณ์ที่ใช้ในการนำเสนอปัจจุบันมีตัวเลือกที่หลายหลาย และบางประเภทมีความสามารถที่ซับซ้อนอย่างมาก หากท่านสามารถเป็นเจ้าของหรือเข้าถึงบริการอุปกรณ์เหล่านี้ ท่านก็อาจนำมาใช้ในการยกระดับการนำเสนอของท่านได้ อย่างไรก็ดี การใช้ทัศนูปกรณ์ควรมีความเกี่ยวข้องกับเนื้อหา และไม่ควรนำมาใช้เพียงเพื่อจะแสดงเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่จะสร้างความประทับใจกับผู้ฟัง ในกรณีที่ท่านต้องการใช้ทัศนูปกรณ์เพื่อพัฒนาสื่อที่ล้ำสมัย ท่านอาจหาความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ที่มีอยู่ทั่วไป และพิจารณาประเด็นด้านล่างนี้
- ถามตนเองว่าการใช้อุปกรณ์เพื่อช่วยสื่อสาร และไม่ใช่เพียงการล่อตาล่อใจ
- ใช้อุปกรณ์เป็นบทพูดให้กับท่าน
- ใช้เพื่อแสดงหัวข้อ หรือสื่อประกอบ และไม่มีรายละเอียดที่มากเกินไป
- แสดงแผนที่เส้นทางของการนำเสนอ
- ตรวจสอบอุปกรณ์ทุกชิ้นก่อนการใช้
- ตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าใช้งานได้
- ใช้ตัวอักษรที่มีขนาดใหญ่พอให้ผู้ฟังที่อยู่ด้านหลังมองเห็น
- ใช้สีโทนจัด
- อย่ายืนบังอุปกรณ์
- นำอุปกรณ์ออกทันทีเมื่อท่านเสร็จสิ้นการอ้างถึงอุปกรณ์
ทัศนูปกรณ์ (Visual Aids)
- จะมีส่วนช่วยผู้ฟังหรือไม่?
- เกี่ยวข้องโดยตรงกับสิ่งที่ฉันจะนำเสนอหรือไม่?
- มีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นหรือไม่?
- แสดงแผนที่เส้นทางการนำเสนอให้กับผู้ฟังหรือไม่?
- ตรวจสอบการสะกดคำถูกต้องหรือยัง?
- ตรวจสอบความเข้าใจของตนเองในข้อมูลของแต่ละอุปกรณ์หรือไม่
- มีอุปกรณ์ที่ต้องการครบถ้วน เช่น Flipchart และปากกา ที่พร้อมใช้งานหรือไม่
- ตัวอักษรขนาดใหญ่พอที่ทุกคนจะเห็นได้อย่างง่ายหรือไม่
- ใช้สีโทนจัดหรือไม่
ที่มา ; Thailandleadership