รวมเทคนิคและมารยาทที่ดีในการประชุม การนำเสนอ
1.การนำเสนอที่ดีในที่ประชุม
2. สามสิ่งที่ควรทำ เมื่อต้องแสดงความเห็นต่างในที่ประชุม
3. เคล็ดลับสำหรับการสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิผล
4. หกมารยาทการใช้ห้องประชุม ที่ทุกคนควรรู้
5. มารยาทในการฟังในที่ประชุม
6. การนำเสนออย่างมืออาชีพ
1.การนำเสนอที่ดีในที่ประชุม
จากคำแนะนำของ อ. อนุชิต ฮุนสวัสดิกุล และรอ. ดร. จิตรจำนงค์ สุภาพ
1.เราควรวิเคราะห์ผู้ฟัง ตามประเด็น APEKABO ดังต่อไปนี้
• Audience กลุ่มผู้ฟัง
• Preference thinking แนวความคิด
• Expectation ความคาดหวัง
• Knowledge ความรู้
• Attitude ทัศนคติ
• Background ภูมิหลัง
• Others อื่น ๆ
2.การวางแผนนำเสนอเรื่อง
• เตรียมเนื้อหา
• การจัดเรียงลำดับเนื้อหา
• บทสรุป
3. ตัวอย่างเค้าโครงเนื้อหาการนำเสนอในที่ประชุม 10 รูปแบบ
3.1 การนำเสนอเพื่อการนำเสนอกลยุทธ์
• วัตถุประสงค์
• สถานการณ์ปัจจุบัน (ดำเนินการในทิศทางที่ดี/วิกฤตหรือเลวร้าย)
• สิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้น
• เสนอแนะกลยุทธ์ที่เป็นไปได้และเหมาะสมกับสถานการณ์หลาย ๆ วิธี
• วิเคราะห์ข้อดี- ข้อจำกัดของแต่ละกลยุทธ์
• เลือกเฉพาะกลยุทธ์ที่ดี 1-2 กลยุทธ์ พร้อมทั้งสิ่งที่จะต้องกระทำในขั้นต่อไป
3.2 การแก้ไขปัญหา
• ระบุสิ่งที่ต้องการให้เกิด (ตามแผน) และสิ่งที่เกิดขึ้นจริง: ปัญหา
• ชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต
• ชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป (นโยบาย/งบประมาณ/บุคลากร/แผนงาน)
• เสนอปัจจัย/สาเหตุของปัญหา
• แนวทางการบรรเทาปัญหา/แก้ไขปัญหาในปัจจุบัน
• เสนอแนวทางดำเนินการขั้นต่อไป
3.3 การเสนอขายสินค้า/ การบริการ/ ความคิด
วัตถุประสงค์ วิเคราะห์สถานะและความต้องการของผู้ฟัง นำเสนอสินค้า/ บริการ/ ความคิด
• ชี้ให้ผู้ฟังเห็นประโยชน์ที่จะได้รับ (เปรียบเทียบกับประโยชน์ที่เคยได้รับ)
• บอกขั้นตอนต่อไป
• เสนอแนะทางเลือกในการตัดสินใจ
3.4 การตัดสินใจที่ได้กระทำแล้ว
• ระบุความจำเป็นและความต้องการที่เกิดขึ้น
• วิเคราะห์/จัดลำดับความต้องการมาก-น้อย
• กำหนดทางเลือกที่เป็นไปได้
• พิจารณาตัดทางเลือกที่ไม่ตรง/สอดคล้องกับความจำเป็น
• พิจารณาเปรียบเทียบทางเลือกต่าง ๆ ที่สอดคล้องกับความต้องการ
• บอกข้อดี - ข้อเสียของแต่ละทางเลือก
• เสนอแนะทางเลือกที่ดีที่สุด และบอกถึงขั้นตอนดำเนินการต่อไป
3.5 การเสนอแนวทางป้องกันปัญหา
• กำาหนดวัตถุประสงค์
• ระบุแนวโน้มที่จะเกิดปัญหาในอนาคต
• ชี้ให้เห็นปัจจัย/สาเหตุที่อาจจะทำให้เกิดปัญหา
• ความสำคัญ/ความรุนแรงของปัจจัย/สาเหตุที่จะทำให้เกิดปัญหา
• แนวทาง/วิธีการตัด/ลดปัจจัย/สาเหตุที่จะทำให้เกิดปัญหา
• แผนการดำเนินการ/กำหนดการ
3.6 การถ่ายทอดความรู้/การสอน
• ความนำ
• บอกความสำคัญของเรื่อง
• เสนอเนื้อหาเป็นลำดับ ประกอบด้วยประเด็นสำคัญ ประเด็นรอง ตัวอย่างคำถามและกิจกรรม
• สรุป เน้นย้ำ สิ่งสำคัญ
3.7 การเสนอแนะ วิธีการ ขั้นตอน การนำความรู้ที่ได้รับไปปรับใช้ในการปฏิบัติงาน
• การรวบรวม/แลกเปลี่ยนข้อมูล
• กำหนดวัตถุประสงค์
• ภารกิจที่ปฏิบัติ/รับผิดชอบ
• อุปสรรค/ปัญหาที่เผชิญ
• เชื่อมโยงกับผู้ฟัง
• บอกความสำคัญข้อมูลที่มีต่อเป้าหมายขององค์การ
3.8 การเสนอข่าวร้าย
• บอก/อธิบายเบื้องหลังที่มาของเรื่อง (ความจ าเป็น/ปัญหา)
• เสนอข่าวร้าย
• เสนอแนะทางเลือกเผชิญข่าวร้าย
• วิเคราะห์เปรียบเทียบข้อดี-ข้อจ ากัดของทางเลือก
• เสนอแนะทางเลือกที่ (น่าจะ) ดีที่สุดสำหรับผู้ฟัง
3.9 รายงานความก้าวหน้า
• ภารกิจ
• แผนงานที่กำหนด
• ผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา
• ปัญหา/อุปสรรคและวิธีแก้ไข
• แผนงานในอนาคต
3.10 การบรรยายสรุปหน่วยงาน
• ทักทายผู้ฟัง
• ความเป็นมาของหน่วยงาน
• ภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
• แผนการที่กำลังดำเนินงาน
• ปัจจัยและผลแห่งความสำเร็จ
• ปัญหา/อุปสรรคและวิธีการแก้ไข
• แผนการในอนาคต
2. สามสิ่งที่ควรทำ เมื่อต้องแสดงความเห็นต่างในที่ประชุม
1. บอกความเห็นที่แตกต่างของเราออกไป ...
2. ทบทวนความเห็นเดิมให้แน่ใจ ว่าเราเข้าใจถูกต้อง ...
3. สื่อสารอย่างตรงไปตรงมา ...
1. อย่าคิดไปก่อนว่า “นี่จะเป็นการชวนทะเลาะ” ...
2. ไม่ควร “งัดข้อ” ให้เกิดการแพ้-ชนะ ...
3. อย่าใช้คำพูดในเชิงตัดสิน
3. เคล็ดลับสำหรับการสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิผล
• ใช้ภาพนิ่งจำนวนน้อยๆ ...
• เลือกขนาดแบบอักษรที่ผู้ชมอ่านได้ง่าย ...
• ข้อความในภาพนิ่งของคุณควรเรียบง่าย ...
• ใช้ภาพเพื่อช่วยในการสื่อถึงข้อความของคุณ ...
• สร้างป้ายชื่อสำหรับแผนภูมิและกราฟที่เข้าใจได้ง่าย ...
• ใช้พื้นหลังของภาพนิ่งที่เฉียบคมและสอดคล้อง ...
• ตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์
4. หกมารยาทการใช้ห้องประชุม ที่ทุกคนควรรู้
https://www.meetintouch.com/6-manners-for-meeting/
1. มาก่อนเวลา
2. งดส่งเสียงดัง
3. ปิดเครื่องมือสื่อสาร
4. ตั้งใจฟังในสิ่งที่ผู้พูดนำเสนอ
5. เก็บเก้าอี้ให้เรียบร้อย ก่อนออกจากห้องประชุม
6. มารยาทในการถามคำถาม
5. มารยาทในการฟังในที่ประชุม
https://prakumkrong.com/11782/
๑.ฟังด้ายความสงบ ด้วยอาการแสดงความเคารพต่อผู้พูด ไม่หันซ้ายหันขวา หรือทำท่าลุกลี้ลุกลน ทำตัวเหมือนมีธุระอยู่ตลอด
๒.ฟังด้วยความตั้งใจ ควรตั้งใจฟัง แม้สิ่งที่ฟังนั้นเราจะไม่ชอบก็ตาม การตั้งใจฟังเป็นการให้เกียรติผู้พูดอีกแบบหนึ่ง ถือว่าเป็นลักษณะสำคัญของการเป็นผู้ฟังที่ดี
๓.ปรบมือเมื่อชอบใจ เป็นการให้เกียรติผู้บรรยาย การปรบมือถือว่าเป็นการให้เกียรติผู้พูด นี่เป็นมารยาทสากลที่ควรกระทำ
๔.มองหน้าผู้พูด ไม่มองซ้ายมองขวา ผู้พูดจะพูดเรื่องอะไรก็ตาม ควรตั้งใจฟังด้วยดี ใส่ใจต่อผู้พุด ให้ความสำคัญต่อผู้พูด ไม่มองซ้ายทำท่าจะไปหรือมองแต่นาฬิกา
๕.เมื่อมีข้อสงสัยก็ควรถาม แต่ก็ควรถามเมื่อผู้พูดเปิดโอกาสให้ถาม ไม่ควรถามแทรกขณะที่ผู้พูดกำลังพูดอยู่ เป็นการแสดงมารยาทที่ไม่งาม
๖.ไม่สงเสียงรบกวนผู้อื่น ในขณะที่เราฟังอยู่ในห้องบรรยายหรือในห้องประชุม ไม่ควรส่งเสียงดังโวกเวกโวยวายรบกวนคนอื่น ซึ่งเขามีความตั้งใจฟัง
๗.ไม่ควรแสดงท่าทางไม่พอใจเมื่อไม่ชอบใจ ถึงแม้ว่าผู้พูดได้พูดถึงเรี่องที่เราไม่ชอบใจหรือไม่เห็นด้วย ก็ไม่ควรแสดงท่าทางว่าเราไม่พอใจ เช่น ไม่ตะโกน ไม่โห่ จนทำให้ผู้พูดรู้สึกไม่ดีหรือรู้สึกผิดที่พูดออกไป
๘.ตั้งใจฟังตั้งแต่ต้นจนจบ การพูดหรือการบรรยายทุกเรื่องให้ความรู้หลากหลาย ในบางเรื่องเราต้องฟังตั้งแต่ต้นจนถึงบทสรุปจึงจะได้ประโยชน์ในการฟังอย่างเต็มที่
๙.ไม่ควรแสดงกิริยาที่ไม่เหมาะสม เช่น โฮ่ร้อง เป็นต้น ถึงแม้ผู้บรรยายจะพูดในเรื่องหรือบุคคลที่เราไม่ชอบใจ ในเรื่องที่เราไม่เห็นด้วยก็ตาม ไม่ควรแสดงมารยาทที่ไม่ดีงามในที่บรรยาย เช่น การโฮ่ร้อง เป็นต้น
๑๐.ไม่ควรเดินเข้าเดินออกขณะที่ผู้พูดกำลังพูดหากมีความจำเป็นควรทำความเคารพก่อน ควรตั้งใจฟังให้ตลอด ควรเตรียมตัวมาฟังให้พร้อม เข้าห้องน้ำให้เรียบร้อยก่อนเข้าที่บรรยาย ถ้าเราลุกขึ้นเดินไปมาหรือเข้าห้องน้ำบ่อย ๆ ในขณะที่วิทยากรกำลังบรรยาย ทำให้ผู้บรรยายรู้สึกไม่ดีหมดกำลังใจในการบรรยายได้
๑๑.ควรปิดสัญญาณโทรศัพท์มือถือ จะได้ไม่เป็นการรบกวนผู้อื่น นี่เป็นมารยาทสากลเลย เมื่อเข้าที่ประชุม เข้าที่รับฟังการบรรยาย ควรปิดเครื่องมือสื่อสารจากบุคคลภายนอก เพราะจะทำให้เกิดเสียงดังรบกวนคนอื่นได้
๑๒.ควรดูกฎในห้องประชุมนั้น ๆ ว่า ห้ามอะไรบ้าง หรืออะไรอนุญาตให้อะไรในเวลาไหน เรื่องนี้ก็สำคัญ บางห้องประชุมห้ามถ่ายรูป บางห้องประชุมห้ามสูบบุหรี่ บางห้องประชุมห้ามนำสิ่งของอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไป
๑๓.ไม่ควรนำอาหารและเครื่องดื่มเข้าไปในขณะฟังบรรยาย เชื่อว่าทุกการบรรยาย เขาจะมีเวลารับประทานอาหาร หรือเวลาพักดื่มโดยเฉพาะ ซึ่งเราควรที่จะทานอาหารหรือดื่มในเวลาที่เขากำหนด หรือในบริเวณที่เขาอนุญาตเท่านั้น
6. การนำเสนออย่างมืออาชีพ
ปัญหาเมื่อที่ประชุมไม่เป็นดั่งใจ (ใครสักคน) พร้อมแนวทางแก้ไขด้วยการนำเสนออย่างมืออาชีพข
https://www.brightsidepeople.com/5-ปัญหาเมื่อที่ประชุมไม่/
มี 5 ประเด็นปัญหาหลัก ๆ และที่สำคัญมาพร้อมกับแนวทางการแก้ไขอย่างเฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละปัญหา เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น ดังนี้
1. ที่ประชุม เป็นเวทีของคนเพียงไม่กี่คนถ้าหากมีเวลา 60 นาที กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด 10 ท่าน เรามีเวลาให้แต่ละท่านจริง ๆ กี่นาที
ซึ่งถ้าหากว่ามีใครบางคนในที่ประชุม มักจะพูด หรือแสดงความคิดเห็นของตัวเองอยู่ตลอด หรือใช้เวลานานกว่าคนอื่น ๆ อาจนำมาซึ่งความรู้สึกขุ่นเคืองใจ และไม่พอใจได้มาก ๆ ที่ไม่เคารพและเอาเวลาอันมีค่าของผู้อื่นไปจนเกือบหมด ซึ่งด้วยเวลาที่มีจำกัดมาก ๆ เช่นนี้ เรายิ่งไม่สามารถให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น หรือให้ข้อมูลได้อย่างทั่วถึง ถ้าหากว่าเราปล่อยให้ใครสักคน เอาที่ประชุมไปเป็นเวทีของเขาเพียงคนเดียว (หรือ 2 – 3 คน)
ซึ่งมีวิธีการ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ คุ้มค่ากับเวลา และได้ข้อมูลความคิดเห็นอย่างทั่วถึง ดังนี้
• ก่อนเริ่มประชุม เป็นช่วงสำคัญที่จะชี้แจ้งเพื่อทำความเข้าใจ และตกลงร่วมกัน โดย
• บอกกล่าวถึงความคาดหวังว่า อยากให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการออกความเห็น แสดงข้อมูลต่าง ๆ ในทุกหัวข้อที่จะเกิดขึ้น
• ขออนุญาตที่ในระหว่างบทสนทนา อาจจะขอความช่วยเหลือ หรือ ถามหาความคิดเห็น หากต้องการมุมมองอื่นเพิ่มเติม
• จะยังไม่ปล่อยผ่านหัวข้อใด ถ้าหากผู้ร่วมประชุมยังมีคำถาม หรือ สิ่งที่ต้องการนำเสนอเพิ่มเติม
• ขอความร่วมมือในการเก็บงานและอุปกรณ์อื่น ๆ ลง เพื่อให้ความสำคัญอยู่ที่หัวข้อการประชุม และให้ความสนใจไปยังผู้พูดอย่างเต็มที่
• ระหว่างประชุม ให้ความสนใจไปยังพูดผู้อย่างเต็มที่ เพื่อให้เขาได้พูดในสิ่งที่ต้องการสื่อสารอย่างครบถ้วน และ หากทุกคนทำเช่นนี้ โอกาสที่จะมีคนแทรกแซงก็จะน้อยลง แต่ในทางกลับกันหากไม่ได้มีใครตั้งใจฟังใคร การแทรกแซงหรือขโมยบทสนทนาไปพูดต่อ ก็จะเกิดขึ้นได้ง่ายมาก
• ถ้าหากคุณสังเกตเห็นว่ามีคนที่พูดบ่อยเกินไป หรือไม่ได้เปิดโอกาสให้ผู้อื่นได้แสดงความคิดเห็น คุณสามารถบอกเขาได้ว่า “ขออนุญาตถามคนอื่น ๆ ก่อน แล้วจะกลับมาที่คุณอีกครั้ง โอเคไหม?”
• ถ้าคุณสังเกตเห็นได้ว่ามีคนโดนแทรกแซง คุณสามารถชวนให้เขาได้พูดจนจบ โดนถามเขาว่า “เมื่อกี้มีอะไรที่คุณตั้งใจจะพูดอยู่หรือเปล่า”
• ถ้าคุณโดนขัดจังหวะเอง คุณสามารถที่จะพูดออกมาได้ ว่า “จริง ๆ ยังพูดไม่จบ ขอแชร์ความคิดเห็นส่วนที่เหลือต่อก่อน แล้วจะขอฟังความคิดเห็นของคุณด้วย”
• หลังประชุม หากในการประชุมครั้งนั้น มีคนที่ใช้เวลาในการพูดและแสดงความคิดเห็นมากกว่าที่ควร คุณควรที่จะเข้าไปคุยกับเขาตรง ๆ เพื่อให้เขาได้รู้ตัว โดยสามารถบอกกับเขาได้ว่า “เราขอบคุณและชื่นชมในการแสดงความคิดเห็นของเขามาก แต่เราตั้งใจมากเช่นกันที่จะให้ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น ๆ ได้มีส่วนร่วมมากกว่านี้ เพราะฉะนั้น จะช่วยได้มาก หากเขาสามารถที่จะรอให้คนอื่นได้พูดก่อนแล้วค่อยเสริม หรือ เขาสามารถช่วยเชิญชวนให้คนที่ยังไม่ได้แสดงออกได้แชร์มุมมองของเขาด้วย
2. หัวหน้ายังไม่ใช่ผู้นำประชุมที่ดี
• ถ้าหากหัวหน้าไม่ได้มีทักษะในการนำประชุม หรือ facilitate ได้ดี คุณสามารถเข้ามามีบทบาทในเรื่องนี้ได้ โดยเสนอหัวหน้าในการช่วยเตรียมกำหนดการ ข้อหัวการประชุม และผลลัพธ์ที่คาดหวัง หรือถ้าเป็นไปได้ หากคุณเป็นคนที่ผู้เข้าร่มประชุมให้ความเคารพ และคุณเต็มใจ คุณสามารถเสนอเป็นผู้นำประชุมให้ หรือ ถ้าหากบทบาทของคุณอาจยังไม่เหมาะสม คุณสามารถแนะนำคนที่คุณคิดว่าเหมาะในการนำประชุมให้กับหัวหน้าได้ โดยอธิบายกับหัวหน้าว่า การที่หัวหน้าเป็นผู้นำสูงสุดในที่ประชุมไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องนำประชุมหรือทำทุกอย่างด้วยตัวเอง
ในอีกทางหนึ่ง สิ่งที่ช่วยและมีประโยชน์มาก ๆ คือการถามคำถามเพื่อสร้างความชัดเจนว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมครั้งนี้ และช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถให้สิ่งเหล่านั้นได้ เช่นเมื่อเริ่มประชุมคุณอาจจะขออนุญาตและถามว่า “อะไรคือสิ่งที่หัวหน้ามองหา และต้องการจากการประชุมครั้งนี้ และพวกเราจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณได้สิ่งนั้นแล้ว”
3. ใช้เวลาไปกับการอัพเดตข้อมูลข่าวสาร และไม่คุยกันในเรื่องที่สำคัญ ๆ
การใช้เวลา 10 – 15 นาทีในการอัพเดตข้อมูลข่าวสาร ในการประชุม 90 นาทีไม่ใช่ปัญหา แต่การใช้เวลาทั้ง 90 นาทีในการอัพเดตข้อมูลที่จริง ๆ แล้วสามารถสื่อสารผ่านทางอีเมลได้ ต่างหากที่เป็นปัญหา หากเรื่องสำคัญ ๆ ไม่ถูกหยิบมาพูดถึงกันอย่างจริงจังในที่ประชุม อาจนำมาซึ่งปัญหาที่ลุกลามโดยไม่ทันรู้ตัว และแก้ไขได้ยากขึ้นกว่าเดิม
เราสามารถสำรวจและมองถึงประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเป็นเรื่องสำคัญที่ถูกละเลย และควรนำมาเป็นข้อหัวการประชุม ด้วยการตอบคำถามเหล่านี้
• มีอะไรที่ทีมจำเป็นต้องพูดคุยกัน
• อะไรคือสิ่งที่ช่วยให้ทีมสามารถเริ่มทำงานได้ และอะไรคือสิ่งที่ขัดขว้าง
• อะไรคือสิ่งที่ทีมจำเป็นต้องเรียนรู้
• อะไรคือสิ่งที่ทีมต้องการสร้างความเข้าใจให้ตรงกัน
• อะไรคือสิ่งที่ทีมเป็นกังวลในช่วงนี้
หากค้นพบประเด็นสำคัญ และได้หัวข้อที่ควรพูดคุยในที่ประชุมแล้ว แนะนำให้กำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง และเวลาที่ต้องการใช้เพื่อให้บรรุเป้าหมาย และหากทำได้ดีในการพูดคุยถึงสิ่งเหล่านี้ในที่ประชุมอย่างจริงจังสัก 1 – 2 ประเด็นแล้ว เชื่อว่า เวลาที่ใช้ไปในการอัพเดตข้อมูลจะน้อยลงไปอย่างเห็นได้ชัด
4. ต่างคนต่างทำงานตัวเอง หรือสนใจสิ่งอื่น ที่ไม่ใช่การประชุม
เราสามารถยอมรับได้ถ้าหาก การขัดจังหวะ หรือสิ่งรบกวน เป็นเรื่องที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ แต่ถ้าหากว่าเมื่อไรที่มีการตอบอีเมล เช็คข้อความ อยู่กันเป็นปกติ นั่นหมายถึงเรากำลังทำลายความหมายของการประชุมและการมีส่วนร่วม ซึ่งการจะสร้างพฤติกรรมที่พึงประสงค์ (เช่นเดียวกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กร) เริ่มต้นจากข้างบน นั่นหมายถึงผู้นำจะต้องเป็นแบบอย่างในที่ประชุม ในการแสดงออกทั้งภาษาพูดและภาษากาย หากผู้นำ ทำงานอื่น ตอบข้อความ อยู่กับอุปกรณ์เทคโนโลยีของตัวเองในระหว่างประชุมไปด้วย นั่นหมายถึงว่าเขากำลังสื่อสารไปยังทุกคนในที่ประชุมนั้นว่า การประชุมนี้ไม่ได้มีความสำคัญมากนัก และนำไปสู่การสร้าง ‘วัฒนธรรมในที่ประชุมที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ’ ว่าพฤติกรรมเหล่านี้เป็นเรื่องที่ยอมรับได้ และทำได้
เพื่อหยุดพฤติกรรมเหล่านี้ เริ่มต้นได้ด้วยการสื่อสารไปตั้งแต่ตอนต้น ว่า เราต้องการให้ผู้เข้าร่วมทำอย่างไร และมันสำคัญอย่างไร เช่นคุณสามารถบอกกับผู้เข้าร่วมได้ว่า “เราอยากให้ผู้เข้าร่วมทุกคนให้ความสนใจ และมีส่วนร่วมกันการประชุมครั้งนี้อย่างเต็มที่ เพราะฉะนั้น รบกวนตรวจสอบเครื่องมือสื่อสาร และจัดการให้เรียบร้อยก่อนเริ่มประชุม เพื่อไม่ให้รบกวนผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ รวมถึงตัวเขาเองด้วย และการมีส่วนร่วมของเขามีความสำคัญต่อเรา ต่อเพื่อน และต่อคุณภาพการประชุมครั้งนี้มาก
5. คุยเรื่องซ้ำ ๆ เพราะไม่เกิดอะไรขึ้นหลังจากประชุมเสร็จ
หากมีประเด็นปัญหาที่ถูกยกขึ้นมาพูดคุยในที่ประชุมและยังไม่ได้รับการแก้ไข หรือไม่มีอะไรเกิดขึ้น สิ่งสำคัญที่ควรทำ คือ ต้องมั่นใจว่า มีการกำหนดแผนการและขั้นตอนพร้อมผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ว่าจะเกิดอะไรบ้างขึ้นหลังจากนี้ตั้งแต่ในที่ประชุม เพื่อสามารถเกิดการลงมือทำได้เลย โดยที่ควรส่งสรุปการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมทุกท่านภายใน 1 ชั่วโมงหลังจบ หรือ อย่างช้าที่สุดคือภายในวันที่มีการประชุมนั้น และมอบหมายให้มีผู้ติดตามและอัพเดตความคืบหน้าไปยังทุกคน ว่ามีการดำเนินการไปอย่างไรในส่วนต่าง ๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมาย ซึ่งความคืบหน้าของงานควรอยู่ ที่ 85% ถ้าหากว่าน้อยกว่านั้น ให้พูดคุยกับทีมว่าเกิดอะไรขึ้น และทำอย่างไรเพื่อให้พวกเขาสามารถกลับมาดำเนินการต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา ; FB จรวยพร ธรณินทร์